就職活動中に、学校の試験や別の選考と重なったという理由で参加予定の企業説明会をキャンセルしなければならないときがあります。キャンセルする場合は、なるべく早く連絡を入れることが重要です。連絡方法は、前日までの連絡はメールやWebサイトのフォーム、当日は電話を使いましょう。
説明会のキャンセル自体は、適切に対応すれば選考に不利になることは考えにくいです。メールや電話で連絡するときのマナーを確認してみてください。
この記事でわかること
- 説明会のキャンセルは理由よりも早期の連絡が重要
- 説明会のキャンセルは選考に影響しない
- 説明会前日までのキャンセルはメール、当日は電話がおすすめ
説明会のキャンセルを連絡するときのポイントとマナー
説明会への参加をキャンセルする場合は、次のポイントとマナーを確認して適切に対応しましょう。
キャンセルが決まったらなるべく早く連絡を入れる
説明会にどうしても行けない事情ができた場合は、そのことがわかった時点で、キャンセルの連絡を入れましょう。企業側は参加する学生の人数にあわせて資料や会場の準備をしているためです。
説明会の予約が取れなかった学生が、キャンセル待ちをしている可能性もあります。
緊急時でやむを得ず直前にキャンセルする場合は、その旨を簡潔に伝えるようにしましょう。
前日までならメールやフォームで、当日なら電話で連絡する
説明会の前日までにキャンセルの連絡をする場合は、メールやWebサイトのフォームから連絡を入れるのが一般的です。企業が連絡手段を指定している場合は、それに従いましょう。
説明会の数日前の場合は、説明会に申し込んだ就職情報サイトや企業サイト上にあるマイページからキャンセルできることもあります。キャンセルの締切日が「説明会の3日前まで」など設けられている場合もあるため、確認してみましょう。
フォームからのキャンセルで「企業に伝わっているのだろうか」と不安を感じる場合や、志望度が高い企業の説明会をキャンセルする場合は、フォームの送信に加えてメールでも連絡しておくと安心です。
メールでキャンセル完了の通知がきている場合もあるため、連絡前に確認してみてください。
説明会当日にやむを得ずキャンセルする場合は、電話で直接担当者に連絡を入れましょう。説明会当日は、企業側も準備で忙しいと予想され、フォームやメールを確認できない可能性があるためです。
キャンセル理由を事細かに伝える必要はない
説明会をキャンセルするときは、簡潔に理由を伝えましょう。企業側はキャンセルの理由を細かく知るよりも、早めにキャンセルの連絡を受けるほうが重要であるためです。簡潔な表現には、次のような伝え方が挙げられます。
簡潔な表現の例
「やむを得ない事情により」
「体調不良により」
「家庭の事情により」
「ほかの選考と重なったため」
キャンセルの理由を詳細に伝えると、個人的な事情を過度に共有する可能性があります。企業側から詳細な理由を聞かれることは通常はないと考えられるため、一般的な表現で簡潔に伝えるようにしてみてください。
キャンセルの理由を簡潔に伝えるのに加え、相手に迷惑をかけることに対してお詫びの気持ちを示し、可能であれば別の日程で説明会に参加できないか尋ねてみると、企業側に熱意が伝わるでしょう。
説明会の無断キャンセルはしない
説明会の無断キャンセルは、企業に対して失礼な行為であり、信頼を損なうかもしれません。企業側に「何かあったのかもしれない」と心配をかけてしまう可能性も考えられます。
参加できないとわかった時点で、早めにキャンセルの連絡を入れましょう。
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説明会を当日にキャンセルすると選考に影響する？
急な体調不良や学校の予定などやむを得ない事情により当日キャンセルがあることは企業側も理解しているため、選考に影響が出る可能性は低いと考えられます。
しかし、キャンセルの連絡が遅すぎると企業側が対応に追われることになり、結果として選考にマイナスの影響を与えるかもしれません。
適切に連絡すれば、企業側も柔軟に対応してくれる可能性が高く、選考に大きな影響はないといえるでしょう。キャンセルがわかった時点で「早めに連絡をする」「丁寧に謝罪する」「無断キャンセルをしない」ことが重要です。
説明会のキャンセルをメールで連絡するポイント
説明会のキャンセルをメールで連絡するときは、担当者がすぐにキャンセルの用件であるとわかるように意識して作成してみてください。
件名には「説明会キャンセルのお願い」や「〇〇大学〇〇」など学校名・氏名を明記しておくと、メール一覧を見ただけで内容が把握しやすいためおすすめです。
企業名や担当者の部署などは「株式会社〇〇」のように正式名称で記述します。担当者の名前は間違えないようにフルネームで記述しましょう。担当者名がわからない場合は「採用担当者様」でも伝わります。
キャンセルの内容を記述し、メールの末尾は自分の名前、電話番号、メールアドレスを記述し、必要に応じて連絡が取れるようにしておきましょう。
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説明会のキャンセルをメールで連絡する場合の例文【理由別】
説明会のキャンセルをメールで伝える場合の例文を、理由別に紹介します。
体調不良の場合
体調不良の場合の例文
件名：説明会キャンセルのお願い [自身の名前]
株式会社〇〇
採用担当者様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
この度、〇月〇日〇時からの会社説明会に申し込んでおりましたが、体調不良により、参加をキャンセルさせていただきたく、ご連絡いたしました。
急なご連絡となり貴社にご迷惑をおかけしますこと、深くお詫び申し上げます。もし別の日程で参加可能な場合は、お知らせいただけますと幸いです。
何卒ご了承のほど、よろしくお願い申し上げます。
青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯大学 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
家庭の事情の場合
家庭の事情の場合の例
件名：〇月〇日説明会キャンセルのお詫び [自身の名前]
株式会社〇〇
人事部〇〇□□様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
この度、〇月〇日〇時からの会社説明会に申し込んでおりましたが、誠に勝手ながら家庭の事情により、参加をキャンセルさせていただきたく、ご連絡いたしました。
急なご連絡となり貴社にご迷惑をおかけしますこと、深くお詫び申し上げます。もし別の日程で参加可能な場合は、お知らせいただけますと幸いです。
何卒ご了承のほど、よろしくお願い申し上げます。
青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯大学 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
別の選考と重なった場合
選考が重なった場合の例文
件名：〇月〇日説明会キャンセルのお詫び [自身の名前]
株式会社〇〇
人事部〇〇□□様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
この度、〇月〇日〇時から予定されております会社説明会に申し込んでおりましたが、誠に勝手ながら諸事情により、参加をキャンセルさせていただきたく、ご連絡いたしました。
急なご連絡となり貴社にご迷惑をおかけしますこと、深くお詫び申し上げます。もし別の日程で参加可能な場合は、お知らせいただけますと幸いです。
何卒ご了承のほど、よろしくお願い申し上げます。
青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯大学 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
他社の選考と重なった場合、理由を正直に伝えるとは「志望度が低い」と思われないか心配かもしれません。具体的に明記せず「諸事情」や「一身上の都合」などと伝えるのも選択肢のひとつです。
学校の予定が入った場合
学校の予定が入った場合の例文
件名：〇月〇日説明会キャンセルのお詫び [自身の名前]
株式会社〇〇
人事部〇〇□□様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
この度、〇月〇日〇時からの会社説明会に申し込んでおりましたが、学校の試験と日程が重なってしまったため、参加をキャンセルさせていただきたく、ご連絡いたしました。
急なご連絡となり貴社にご迷惑をおかけしますこと、深くお詫び申し上げます。もし別の日程で参加可能な場合は、お知らせいただけますと幸いです。
何卒ご了承のほど、よろしくお願い申し上げます。
青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯大学 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
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説明会の当日キャンセルを電話で連絡をするポイント
体調不良や家庭の事情などで当日にキャンセルをする場合は、すぐに要件を伝えられる電話連絡が望ましいです。次のポイントに注意して適切なタイミングで企業に連絡を入れましょう。
- 電話で伝えたいことを整理しておく
- 業務時間内の適切なタイミングで電話する
- 簡潔に要点を伝える
電話で伝えたいことを整理しておく
企業に電話をするときは、伝える内容をメモしておくと、緊張してもスムーズに伝えられます。次の内容をメモしておきましょう。
メモしておく内容
- 企業名
- 担当者の部署、名前
- 説明会の日程
- キャンセルの理由
企業名は、電話をかけて相手が名乗ったとき、間違えてかけていないか確認できるためメモしておきましょう。
代表番号の場合、どの部署の誰に取り次いでほしいのかを伝えなければならないため、担当者の部署や名前がスムーズに伝えられるようにしておくのがおすすめです。
業務時間内の適切なタイミングで電話する
業務時間内のなかでも、適切なタイミングで電話をすると、対応してもらいやすくなります。午前中や昼休みは業務が立て込んでいたり、担当者が休憩中に電話をかけてしまったりすると考えられるため、避けるのが無難です。
また、説明会当日だからといって焦って業務時間外の早朝に電話をかけるのは、かえって迷惑になる可能性があります。業務時間を確認し、時間内に電話をかけるようにしましょう。
簡潔に要点を伝える
電話では次の内容を簡潔に伝えましょう。
電話で伝える内容
- 自分の名前
- 学校名
- 参加予定だった説明会の日時
- キャンセルの理由
キャンセル理由について長く話すと、相手に負担をかけてしまう可能性があるため、簡潔に伝えることを意識してみてください。
必要に応じて、別の日程で参加できないか、選考に影響がないかなど確認しておくのがおすすめです。
説明会のキャンセルを電話で連絡をする場合の例文
説明会のキャンセルを電話で連絡する場合の例文を紹介します。ここでは、担当者本人とつながった場合と、担当者が不在だった場合の2パターンをご確認ください。
担当者とつながった場合
お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。採用担当の方はいらっしゃいますでしょうか？
少々お待ちください。
お電話代わりました、〇〇です 。
お世話になっております。この度、〇月〇日〇時から予定されております御社の会社説明会に申し込んでいたのですが、やむを得ない事情により、参加をキャンセルさせていただきたくご連絡申し上げました。
承知いたしました。説明会をキャンセルされるということですね。ご連絡ありがとうございました。
突然の欠席でご迷惑をおかけして申し訳ございません。お忙しいなか、お時間いただきありがとうございました。では、失礼いたします
担当者が不在だった場合
株式会社〇〇です。
お忙しいところ失礼いたします。私、〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。採用担当の方はいらっしゃいますでしょうか？
担当はただいま席をはずしております。
本日の説明会のことで連絡させていただきました。諸事情によりキャンセルさせていただきたいのですが、担当の方にお伝えいただいてもよろしいでしょうか？
承知いたしました。本日の説明会のキャンセルですね。伝えておきます。
ありがとうございます。メールにて再度キャンセルの旨を連絡します。突然の欠席でご迷惑をおかけして申し訳ございません。お忙しいなか、お時間いただきありがとうございました。では、失礼いたします。
説明会当日は、担当者も準備で席を外していることがあるかもしれません。当日のキャンセルの電話がつながらない場合は、担当者に伝言をお願いしましょう。
電話で対応してくれた社員に、担当者が何時頃戻るかを確認し、再度かけ直すのもおすすめです。
電話の後、メールでキャンセルの趣旨を連絡しておくと確実に伝わるため、メールも送りましょう。
キャンセルの連絡をしたが、返信が来ない場合はどうする？
説明会のキャンセルの連絡をしたあと、1～3日待っても返信がない場合は、再度メールを送るか電話でキャンセルの確認が取れているか聞いてみてください。担当者がすぐにメールを返信できていない可能性や、忙しい時期では見逃している可能性もあるかもしれません。
企業のWebサイトに別の連絡先が記載されている場合は、そちらに連絡してみることも検討してみてください。
メールで連絡する場合と、電話で連絡する場合の例文を紹介します。
メールで連絡をする場合
メールで連絡する場合
件名: 「再送」説明会キャンセルのお願い [学校名・自身の名前]
株式会社〇〇
採用担当者様
お忙しいところ失礼いたします。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
〇月〇日に御社の会社説明会キャンセルのご連絡をさせていただきましたが、
届いておりますでしょうか。
前回のメールが届いていない可能性もございますので、念のため前回のメールを以下に貼付し、再送させていただきます。
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この度、〇月〇日〇時からの会社説明会に申し込んでおりましたが、誠に勝手ながら家庭の事情により、参加をキャンセルさせていただきたく、ご連絡いたしました。
急なご連絡となり貴社にご迷惑をおかけしますこと、深くお詫び申し上げます。もし別の日程で参加可能な場合は、お知らせいただけますと幸いです。
何卒ご了承のほど、よろしくお願い申し上げます。
青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯大学 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
電話で連絡をする場合
急ぎで確認が必要な場合や、再送したメールにも返信がない場合は、電話で直接確認するのもおすすめです。メールが届いていない、あるいは見落とされている可能性もあるため、丁寧に説明して状況を確認してみましょう。
電話の問い合わせ例
〇〇株式会社です。
お忙しいところ失礼いたします。〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。先日、〇月〇日〇時からの御社の会社説明会のキャンセルについてメールをお送りしたのですが、確認のためお電話させていただきました。
〇月〇日の説明会のキャンセルですね。もう一度お名前をうかがってもよろしいでしょうか？
◯◯と申します。
〇〇さん、説明会のキャンセルを承っております。
ご確認いただき、ありがとうございます。突然のキャンセルで大変申し訳ありません。お忙しいなか、お時間いただきありがとうございました。では、失礼いたします
よくある質問
説明会のキャンセルはいつまでにやればいいですか？
説明会のキャンセルは、できるだけ早めに行いましょう。一般的には、参加できないとわかった時点で、すぐに企業に連絡することが望ましいです。少なくとも、説明会の前日までには連絡を入れるようにします。
説明会の前日にキャンセルする場合はどうすればいいですか？
説明会の前日にキャンセルする場合も、まずはメールで速やかに連絡しましょう。説明会の申し込みをしたWebサイトからのキャンセルは、前日ではできないことがあります。メールが見落とされる可能性があるため、送信後に電話で確認を入れるのも有効です。
説明会の当日にキャンセルする場合はどうすればいいですか？
やむを得ない事情でキャンセルせざるを得ない場合は、まず電話で直接連絡しましょう。担当者に電話がつながらない場合はほかの担当者に伝言で伝えてもらうのがおすすめです。電話だけでなくメールでも連絡を入れ、理由は簡潔に述べ、誠意を持ってお詫びの気持ちを伝えましょう。
説明会のキャンセル理由はどのように伝えればいいですか？
キャンセル理由は「体調不良」「家庭の事情」「諸事情」といった理由が一般的です。詳細に説明する必要はなく、簡潔に伝えることを意識してみましょう。