【就活】メールの基本マナーとすぐ書ける例文集【新卒】

企業にメールを送る際に大切なことは、送信するタイミングと内容のわかりやすさです。

企業からメールを受信したらできるだけ早いタイミングで確認し、返信メール作成に取り掛かるとよいでしょう。誤字脱字など基本的なミスがないか確認し、相手にとって理解しやすいように工夫することで、スムーズなやりとりができます。

就活メールを送るときのポイント

就活で企業にメールを送るときのポイントは、タイミングとわかりやすさです。メールを作成するときは、以下のポイントを確認してみましょう。

できるかぎり早めにメールを送る

企業からのメールに気づいたら、できるだけ早いタイミングでメールの作成に取りかかりましょう。特に、面接の日程などをメールで決める場合、やりとりが複数回続くケースが多いため、返信が遅くなるとスケジュール調整がスムーズにできなくなる可能性があります。

もし企業からのメールを見逃して数日経過していたときは、「返信が遅れてしまい申し訳ありません」など、謝罪の言葉を入れたうえで、早めに対応するのが望ましいです。

面接や会社説明会などのお礼メールを送る場合は、参加した当日のうちに送信するとよいでしょう。

深夜や早朝のメールは避ける

深夜や早朝に返信するのは避けたほうがよいでしょう。

緊急で連絡を入れたい場合や、できるだけ早く返信をしたほうがよい内容が送られてきた場合は、「夜分遅くに失礼いたします」「早朝から申し訳ありません」などの前置きを入れてメールを送ってみてください。

読みやすさを重視した内容にする

メールの文章は、読みやすさを重視してできるだけ簡潔にまとめるようにしましょう。

改行を適宜入れて段落を分けることで、スマートフォンとパソコンのどちらでも読みやすくなります。

メールの件名に氏名や学校名を入れると、採用担当者はメールボックスを見て誰からのメールかを判断しやすいです。メール本文の末尾に署名を入れることで、メールを読み終わったあとも、誰からのメールであるかがわかります。

採用担当者は、多くの学生とメールでやりとりをしていることが考えられます。連絡の確認漏れや解釈の違いが起こらないようにするためにも、件名や内容を簡潔に伝える工夫が大切です。

誤字脱字に気をつける

メールの送信は早さも重要ですが、内容の正確性も欠かせません。メールを作成したらすぐ送信するのではなく、誤字脱字や文法の間違いなどがないか確認しながら、2回以上読み直すとミスを防ぎやすくなります。

特に、企業名や部署名、氏名などの表記は誤りやすいポイントです。ミスがあると失礼にあたる可能性もあるので、しっかりチェックしましょう。

就活にふさわしいメールアドレスを使用する

就活以前から使用している個人のメールアドレスが以下のようなものである場合、就活用のメールアドレスとしては望ましくない可能性があります。

ランダムな英数字は特別な意味はないものの、メールアドレスを入力する際に打ち間違う可能性が高くなります。

就活で使用するのであれば、自分だけではなく企業の担当者もわかりやすいメールアドレスにするのがおすすめです。就活用のメールアカウントを作成しておくと、プライベートのメールとわけて管理しやすく、メールの見落としが減ります。

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就活メールの書き方

ここでは、メールの具体的な書き方を紹介します。企業に送るメールのベースとなるため、パソコン内にテンプレートとして残しておくのもよいでしょう。

①宛先
②件名

③宛名
◯◯株式会社
◯◯部◯◯担当　◯◯様

④挨拶
お世話になります。
◯◯大学◯◯学部◯◯学科の青山です。

⑤本文
本日は会社説明会の機会をいただきまして、誠にありがとうございました。
◯◯様のお話を伺うなかで◯◯◯◯という言葉が非常に印象的でした。
会社説明会を通して、貴社の事業者雰囲気に一層魅力を感じ、改めて貴社で働きたいという思いがより強くなりました。

⑥締めの言葉
今後とも何卒よろしくお願いいたします。

⑦署名
---------------
青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
---------------

1. 宛先
2. 件名
3. 宛名
4. 挨拶
5. 本文
6. 締めの言葉
7. 署名

1. 宛先（メールアドレス）

宛先を入力するときは、打ち間違いに気をつけましょう。

メールアドレスが誤った状態で送信すると、エラーメッセージが自動で送られてくるケースもありますが、必ずメッセージが届くとは限らないため、誤りに気づけない可能性もあります。

パソコンやスマートフォンの画面内に記載されたメールアドレスを利用する際は、誤りがないようにコピー＆ペーストを使用するのがおすすめです。書類などを見て手打ちで入力する際は、一文字ずつ確認をしながら打ち込み、すべて打ち終わったら2〜3回見直してみてください。

文章を送っている途中に誤って送信する可能性があるため、メールアドレスはメールを送信する直前に入力をするとよいでしょう。

2. 件名

メールの件名は、採用担当者がメールを探しやすくなるように工夫してみましょう。

件名は、メールを開く前に「どこの誰からどんな要件か」をすぐに伝えられるポイントです。そのため、件名には学校名・氏名を記載する癖をつけるとよいでしょう。

企業から送られてきたメールの件名には「Re:」がついていることもあります。これがついているとやりとりが続いているメールであるとわかるため、削除しないほうがよいでしょう。送られてきたメールの件名は、変更せずそのまま送るほうが、どのメールに対する返信であるかを判断しやすくなります。

3. 宛名

メール本文に入る前には、宛名を記載します。宛名は、メール送信先の企業名・部署名・氏名＋様をつけます。相手の個人名が不明など、企業名と部署名だけでメールを送信する際は「御中」をつけ忘れないように気をつけましょう。

企業名を記載する際は、「◯◯（株）」「（一社）◯◯」と略さず、「株式会社」「一般社団法人」など正式な名称が望ましいです。

「◯◯株式会社　人事部御中　◯◯様」のように、様と御中を併用することはありません。個人名がわかっている場合は、「様」を優先しましょう。

4. 挨拶

宛名の次は、挨拶と学校名・氏名を記載します。挨拶は、初めてメールを送るときは「はじめまして」、2回目以降は「お世話になります」から書き始めるとよいでしょう。

学校名のほかに学部や学科がある場合は、それも記載します。

5. 本文

本文は本題を簡潔に伝えます。一文ごとに改行したり段落ごとに空白行を入れたりすると読みやすくなります。

6. 締めの言葉

本題を記載したあと、本文の締めの言葉を記載します。締めの言葉は、内容や送るタイミングにより変更するとよいでしょう。

7. 署名

署名は、メールを読み終わったあと、誰からのメールであったかを明確にするためのものです。

署名には、氏名（ひらがなまたはローマ字でふりがな）、所属（学校名、学部名、学科名）、連絡先（メールアドレス、日中連絡がとれる電話番号）の情報を入れましょう。

就活メールの例文7選【シーン別】

企業とのメールは、会社説明会から選考まで送るシーンはさまざまです。どんな内容にすればいいのか迷っているときは、メールを送るシーンごとの例文を参考にしてみてください。

• 面接の日程調整の返信
• 面接の日程変更の依頼
• 会社説明会に関する連絡のお礼
• 会社説明会参加後のお礼
• 面接後のお礼
• 面接に関する質問
• 選考辞退

実際にメールを送るときは、企業名や内容は、適宜変更をしましょう。

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面接の日程調整の返信

【件名】（※返信のときは、企業から送られたメールの件名を変更しない）

◯◯株式会社 人事部 ◯◯××様

お世話になります。
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科 青山です。

面接の日時につきまして、下記に希望日時を記載いたします。
◯月◯日 ◯時～✕時

お忙しいなか、日時の調整をしていただきありがとうございます。
当日はよろしくお願いいたします。

青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000

企業から候補日の提案がなく、「面接希望日時の候補を挙げてほしい」といわれたときは、以下のように複数の日付の提案をしてみましょう。

■日時の候補を挙げる場合の本文

面接の希望日程をお送りいたします。

1.◯月✕日 10:00～17:00
2.◯月✕日 12:00～17:00
3.◯月✕日 13:00～17:00

調整が難しい場合は、◯◯様のご都合のよい日程の候補日をご連絡いただければと存じます。

面接の日程変更の依頼

【件名】（※返信のときは、企業から送られたメールの件名を変更しない）

◯◯株式会社 人事部 ◯◯××様

お世話になります。
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科 青山です。

◯月◯日 10時から調整いただいていた面接につきまして、貴社におうかがいすることが難しくなりました。大変恐縮ですが、可能であれば以下の日時にて再調整いただけないでしょうか。

1.◯月✕日 10:00～17:00
2.◯月✕日 12:00～17:00
3.◯月✕日 13:00～17:00

ご多忙のところ大変申し訳ありません。
ご検討のほどよろしくお願いいたします。

青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000

日程変更のメールを送る際は、自分から候補日を3つ程度挙げるとよいでしょう。少しでもメールのやりとりする回数を減らすことにつながります。

なお、前日や当日といった直前で日程変更が生じた場合は、メールではなく電話で直接伝えるとよいでしょう。前日であっても、面接の担当者が休みや外出中であれば、メールを確認してもらえない可能性があります。

会社説明会に関する連絡のお礼

【件名】（※返信のときは、企業から送られたメールの件名を変更しない）

◯◯株式会社 人事部 ◯◯××様

お世話になります。
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科 青山です。


会社説明会のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
日時、開催場所につきまして承知いたしました。

当日は、どうぞよろしくお願いいたします。

青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000

日時や場所の連絡については、「メールの内容を理解した」という意味を込めて返信をするとよいでしょう。

会社説明会参加後のお礼

【件名】本日の会社説明会のお礼（◯◯学校 青山太郎）

◯◯株式会社 人事部 ◯◯××様

お世話になります。
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科 青山です。

◯月◯日の貴社の会社説明会に参加させていただき、ありがとうございました。

説明会では、貴社が過去に取り組んだプロジェクトについてお話いただいたことで、社風や具体的な仕事内容の理解を深められました。

説明会後の質問にも、丁寧にご対応いただき感謝しております。
今後とも、よろしくお願いいたします。

青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000

会社説明会参加後は、お礼に加えて、説明会のなかで何を学んだかを添えるとよいでしょう。

面接後のお礼

【件名】本日の面接のお礼（◯◯学校 青山太郎）

◯◯株式会社 人事部 ◯◯××様

お世話になります。
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科 青山です。

本日はお忙しいなか、面接の機会を設けていただき誠にありがとうございました。

◯◯様（面接の担当者）のお話をうかがうなかで、顧客の満足度にこだわる思い知り、
貴社で働きたいと思う気持ちがますます強くなりました。

面接のお礼を申し上げるとともに、貴社のますますのご発展をお祈りいたします。

青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000

万が一、面接に遅刻をしたときは、「本日は貴重なお時間をいただいたにも関わらず、面接に遅れてしまい大変申し訳ございませんでした」など謝罪の旨を一言添えるとよいでしょう。

面接に関する質問

【件名】◯月◯日 二次面接の時間つきまして（◯◯学校 青山太郎）

◯◯株式会社 人事部 ◯◯××様

お世話になります。
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科 青山です。

◯月✕日にご連絡いただいた、二次面接の時間は13時からと記載されておりましたが、
先ほどのメールには10時からとなっておりました。
面接当日は、何時にお伺いすればよろしいでしょうか。

ご多忙のなか大変恐縮ではございますが、ご確認いただけますと幸いです。

青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000

担当者の誤りを確認・指摘する際のメールは、本当に誤りであるかを充分確認をして送りましょう。見ているメールや資料のページが違ったといったことがないように、慌てず送信することが大切です。

選考辞退

【件名】（◯◯学校 青山太郎）

◯◯株式会社 人事部 ◯◯××様

お世話になります。
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科 青山です。

◯月◯日に調整いただいていた二次面接におきまして、
大変恐縮ではありますが、一身上の都合で辞退させていただきたくご連絡いたしました。

お忙しいなか日程調整をいただいたにも関わらず、このようなご連絡となり大変申し訳ありません。

末筆ながら、貴社のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000

選考の辞退は、企業側も可能性として想定している可能性もあるため、辞退そのものが悪いとは言い切れません。ただし、気持ちがこもっていないと感じられるメールは、ネガティブな印象になるとも考えられます。

選考が進むにつれて辞退することが心苦しくなりますが、日程調整などの都合もあるためできるだけ早く連絡をするほうが望ましいです。

ただし、面接当日や前日の夕方といった直前での辞退は想定しておらず、準備を進めていることも考えられます。直前で辞退するときは、メールではなく電話で直接伝えるほうがよいでしょう。

就活メールに関する疑問Q＆A

Q1.就活メールはいつの時間帯に送るほうがいいですか？

A：企業の就業時間内が望ましいです。やむを得ず深夜になる場合は、「夜分遅くに失礼します」など一言添えるとよいでしょう。

Q2.就活のお礼メールは送ったほうがいいですか？

A：就活に関するお礼のメールは、必須ではありません。会社説明会に参加した際のお礼メールは、面接を受けた際により一層入社した気持ちが強まったとき、お礼とともにメールでその旨を伝えるといいかもしれません。

ただし、メールで質問をした際に、企業からきた返信には、お礼と内容を理解した旨の返信はするように心がけましょう。

Q3.企業からのメールに1週間ほど気づきませんでした。どのように返信すべきでしょうか？

A：「返信が遅れてしまい大変申し訳ありません」など、返信が遅れた旨を謝罪する言葉を添えて、メールを返信してみてください。急ぎの内容であれば採用担当者に電話をして、用件を伝えるほうがよいケースもあります。

まとめ

質問に対するお礼や、希望する企業に入社の熱意を伝えるために、メールを送信するケースはあります。しかし、誤字脱字があったり内容がわかりにくかったりするとやりとりがスムーズにできなくなってしまうかもしれません。

早く連絡をしなければならないと焦るかもしれませんが、まずは落ち着いて、メールの内容を充分に確認して送信しましょう。