面接の日程調整・辞退・お礼のメールはどう送る？返信のポイントや例文を解説

就活中、面接の前後で採用担当者にメールを送信する機会があります。多くの方は、就活で初めて企業とメールのやりとりをすることになるため、どんな文章を送信すればいいか、敬語をどう使えばいいのか迷うことがあるかもしれません。

メールを送信する前に、簡潔で丁寧な文章の作成方法や、スムーズにやりとりできるコツをチェックしておきましょう。

面接に関するメールを送るときのポイント

就活では、面接の日程調整や変更、お礼など、エントリーした企業の採用担当者とメールでやりとりする機会があります。メールでの対応も学生の印象を左右する要素になるため、文章や送信するタイミングといったポイントを押さえておくことが大切です。

ここでは、一次・二次面接、最終面接どのフェーズでも意識しておきたい、基本的なポイントを紹介します。

24時間以内を目安にできるだけ早く返信をする

企業からメールが届いたら、受信した日時から24時間以内を目安に返信するよう意識してみてください。「24時間後に返信をすればよい」というよりも、メールに気づいたときに迅速な対応が必要であり、忘れてしまうことを防げます。

なんらかの都合があり返信に日数を要する場合は、「講義の都合により、面接の候補日に関する日程の連絡が◯月✕日以降になります。✕日以降あらためて連絡させていただきます。」など、遅れる理由とスケジュールを連絡しましょう。

企業の就業時間内に送信する

メールの送信や返信をする時間帯は、企業の就業時間内がおすすめです。

深夜や早朝にメールを送ると、就業時間外に担当者のスマートフォンにメールを受信した通知が届く可能性があります。

緊急性の高い連絡、少しでも早く返信をしたほうがよいメールの場合は、「夜分遅くに失礼いたします」や「早朝のご連絡となり申し訳ありません」など、メールの冒頭で一言添えるようにしてみてください。

用件を簡潔にまとめる

メールを作成するときは、相手にとって読みやすいよう内容を簡潔にまとめることがポイントです。

改行がなく一文が長く続くメールも、読みづらく感じます。「、」「。」を使い、読みやすさを意識した部分で改行しましょう。

返信の場合は件名の「Re:」や本文を残す

メールを返信する場合、受け取る相手がどんなやりとりをしたのかが一目でわかるように、相手が書いた本文を残して返信するようにしましょう。

返信する際に件名に残る「Re:」も残します。メールを受け取った相手が返信メールであると理解できて、どのメールに対する返信なのかを確認しやすいためです。

メールのやりとりを続けているうちに「Re:」が増えていきます。この場合、1つだけ「Re:」を残し、メールの件名がわかりやすいようにしても構いません。メールは件名も本文もわかりやすくなるよう意識してみてください。

正しい敬語を使用する

メールでも正しい敬語を使えるように意識しましょう。丁寧さを意識しすぎるあまり、誤った敬語を使用するケースもあります。ここでは、敬語でありがちな間違いや、控えたほうがよい敬語の使い方を見ていきましょう。

言葉の頭に「お」や「ご」をつけることで丁寧な印象になります。しかし、「私のご予定では」のように自分に関する言葉に「ご」をつけるのは敬語として誤りになるため注意しましょう。

「御社」「貴社」の使い分けはこちらのとおりです。

• 御社：面接や電話など「話し言葉」で使う
• 貴社：メールや文章など「書き言葉」で使う

面接に関するメールを送信する際は、「◯月✕日に貴社にうかがいます」など「貴社」を使います。

相手の話を受け入れたり、理解したりしたときは「了解しました」より「承知しました」を使うように意識しましょう。

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メールの基本的な構成

ここでは、メールを作成するときの7つの項目をそれぞれ紹介します。

• 宛先
• 件名
• 宛名
• 挨拶
• 本文
• 締めの言葉
• 署名

宛先

メールを新規作成する際は、アドレスを正確に入力しましょう。パソコンやスマートフォンに表示されたメールアドレスを使用するときは、誤りがないようコピー＆ペーストします。

メールを作成している途中で送信ボタンを押してしまうなど誤って送信する可能性があるため、メールアドレスは送信直前に入力するのがおすすめです。

「bcc」欄に自分のアドレスを入れてメールを送信すると、未送信でエラーになったときに確認できます。

件名

メールの件名は、用件と自分の氏名を記載します。件名を見るだけで、誰からどんな用件のメールであるか一目で判断できます。また、企業からのメールに返信する際は、件名に「Re:」をつけたままにしましょう。

宛名

メールの宛名とは、冒頭に記載する企業名・部署・氏名です。

企業名は、省略したり「（株）」を使ったりせず正式名称を記載します。正式名称がわからないときは、企業のWebサイトなどで確認しましょう。

採用担当者の氏名や所属部署は、企業から受け取ったメールの下部に記載された署名を確認してみてください。

挨拶

メール本文の冒頭では、挨拶と学校名・氏名を記載します。

初めてメールを送信するときは「はじめまして」や「お世話になっております」を。次回以降は「お世話になります」を添えましょう。

本文

メールで用件を伝える際は、簡潔な文章を作成しましょう。

面接の日程調整の場合、自分の都合のよい日時を2～3個提示します。相手から日時を提示されたときは、「◯月✕日　◯時～を希望します」と伝えましょう。

締めの言葉

メールで用件を伝えたあと、挨拶で締めましょう。

署名

メールの最後には、自分の氏名や学校名、連絡先を記載した署名を挿入します。学校名には学部と学科を添え、連絡先には就活で使用しているメールアドレスと電話番号を記載しましょう。

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メールで面接の日程調整を行うときのポイント

メールでの日程調整には、2つのパターンがあります。

• 学生側で日時の候補を提示する場合
• 企業が提示する候補日時から選択する場合

企業から日時が提示される場合、自分の都合と合わない可能性もあります。別の日時を提示する方法も交えて、メールでの日程調整の方法を見ていきましょう。

自分で提示する場合：複数の希望日時を提示する

自分から企業へ面接の希望日を伝える際は、3つ程度候補を提示しましょう。複数の候補を挙げることで企業の都合にも合いやすく、日程調整がスムーズにできるためです。

希望日を伝える際は、可能な時間帯も提示しましょう。

指定日時で予定が合わない場合：希望日時を提示する

企業から指定された日時での面接が難しい場合は、謝罪と理由を伝えましょう。

日程を再調整する際はメールの件名は変更せず、今までやりとりしたメールを残したままで返信します。そして、日程調整がしやすいよう、3つ程度希望日時を候補として入れ、企業側の都合を確認しましょう。

日程確定メールにも返信する

面接の日程調整をして、企業から「◯月✕日 ◯時～◯時でお待ちしております」と連絡があったときは、そのメールにも返信しましょう。

面接の日時を了承したと伝えることで、あらためてお互いの認識を合わせることができます。もし返信をしない場合、企業側は日程を確定してよいか判断できない可能性があります。

ただし、メールに「返信不要」と記載されている場合や、送信専用アドレスから送られている場合は返信する必要はありません。

面接に関するメールの例文【シーン別】

ここでは、シーン別のメールの例文を紹介します。

面接の日程調整

メールで面接の日程を調整するパターンには「企業から候補日時を提示された場合」と「学生側で候補日時を提示する場合」の2つがあります。

企業から候補日時の提示がある場合

企業から日時を提示されたときは、候補日を共有・連絡してくれたことに対するお礼を述べます。そして、候補のなかから希望する日時を本文内に引用しましょう。

【件名】（※返信のときはメールの件名を変更しない）

◯◯株式会社 人事部 ◯◯✕✕様

お世話になります。
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科 青山です。

面接の日程調整のご連絡をありがとうございます。
下記に希望日時を記載いたします。

＞◯月◯日 ◯時～✕時

お忙しいなか恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

---------------------------------------
青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
---------------------------------------

企業から候補日時の提示がない場合

自分の都合のよい日時は、3つ程度提示しましょう。その際、時間帯も記載します。

【件名】（※返信のときはメールの件名を変更しない）

◯◯株式会社 人事部 ◯◯✕✕様

お世話になります。
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科 青山です。

面接の日時につきまして、下記に希望日時を記載いたします。

1.◯月✕日 10:00～17:00
2.◯月✕日 12:00～17:00
3.◯月✕日 13:00～17:00

上記でご都合のよい日程がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
もしご都合が合わない場合、別の日程もご相談させていただければと存じます。

ご多忙のなか恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

---------------------------------------
青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
---------------------------------------

面接日程の変更

一度決まった面接の日時を変更する際は、謝罪と理由の言葉を伝えましょう。そして、再調整日時をこちらから提案します。

【件名】面接の日時変更の依頼（◯◯学校 青山 太郎）

◯◯株式会社 人事部 ◯◯✕✕様

お世話になります。
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科 青山です。

先日ご調整いただきました◯月✕日 ◯時からの面接の件について、
大変恐れ入りますが、講義の都合により貴社へお伺いすることが難しくなりました。

大変恐縮ではありますが、日時変更をしていただくことは可能でしょうか。

面接日時の再調整につきまして、下記に希望日時を記載いたします。

1.◯月✕日 10:00～17:00
2.◯月✕日 12:00～17:00
3.◯月✕日 13:00～17:00

ご迷惑をおかけしまして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

---------------------------------------
青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
---------------------------------------

日程調整の保留

メールを受信した時点では予定がわからず、面接日時の回答が遅れる際は、謝罪と返信できそうな日を伝えましょう。

【件名】（※返信のときはメールの件名を変更しない）

◯◯株式会社 人事部 ◯◯✕✕様

お世話になります。
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科 青山です。

面接の日程ですが、現在の段階では講義のスケジュールの調整が確定しておらず、
具体的な日時をお伝えすることができません。

◯月✕日頃にはスケジュールが確定しますので、
◯月△日までに、あらためて希望日時についてご連絡差し上げます。

この度の変更によるご不便をおかけしまして申し訳ございませんが、
何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。

---------------------------------------
青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
---------------------------------------

面接の辞退

他社で内定が出た、スケジュールの都合が合わなくなったなど面接・選考を辞退する際は、「辞退」であることが一目でわかるよう件名で伝えます。辞退の際は、できるだけ早めに連絡をしましょう。

【件名】（※返信のときはメールの件名を変更しない）

◯◯株式会社 人事部 ◯◯✕✕

様お世話になります。
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科 青山です。

先日ご調整いただきました◯月✕日の面接について、
大変恐縮ではありますが、一身上の都合で辞退させていただきたくご連絡いたしました。

お忙しいなか日程調整をいただいたにもかかわらず、
このようなご連絡となり心よりお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

---------------------------------------
青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
---------------------------------------

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【例文あり】内定辞退の方法｜電話・メールでの伝え方といつまでに連絡すべきかを解説

他社から内定をもらったなどの理由で、内定辞退をすることはあるでしょう。辞退そのものに問題はありませんが、少しでも早く採用担当者に伝えること、できるだけ電話で伝えることが大切です。電話、メールでの伝え方を紹介します。

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面接のお礼

面接後のお礼メールは必須ではありませんが、感謝の気持ちを伝えたいときなどは送信しても構いません。もし、面接に遅刻したなどのトラブルがあったときは、謝罪の一文を添えるようにしましょう。

【件名】本日の面接のお礼（◯◯学校 青山 太郎）

◯◯株式会社 人事部 ◯◯✕✕様

お世話になります。
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科 青山です。

本日はお忙しいなか、面接の機会を設けていただきありがとうございました。

◯◯様のお話を伺うなかで、顧客の満足度にこだわる思い知り、
貴社の一員として活躍したいという気持ちが一層強くなりました。

面接のお礼を申し上げるとともに、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

---------------------------------------
青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯学校 ✕✕学部 △△学
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
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メールを送信する前に見直すポイント

メールを送信する前に、こちらのポイントをチェックしましょう。

誤字・脱字では、採用担当者の氏名に注意しましょう。例えば、「ワタナベ」や「サイトウ」といった漢字には複数の表記が存在します。このようなときは、メール下部の署名欄からコピー＆ペーストをして正しい氏名を記載しましょう。

複数のメールアドレスを使用している方は、就活用のアカウントを切り替えているかを確認したうえで送信しましょう。また、メール受信者に見える「送信者の表示名」がニックネームなどではなく、氏名に設定できているかも確認しておくと安心です。

よくある質問

面接のお礼メールは送ったほうがいいですか？

面接後のお礼メールは、必ず送らなければならないというものではありません。しかし、お礼メールを送信することで、丁寧な印象になったり入社に対する意欲を伝えられたりします。

.面接の辞退メールを送るときのポイントを教えてください。

面接を辞退する際は、件名で辞退を希望することが一目でわかるようにしましょう。企業側もスケジュールを調整していることから、辞退すると決めた場合はできるだけ早いタイミングで連絡します。

面接を辞退する際のメールの例は「面接の辞退」で紹介しています。

メール送信後、内容の誤りに気づいたらどうすればいいですか？

誤りに気づいたら、迅速に訂正メールを送信しましょう。訂正メールでは、訂正内容が明確に伝わるよう、こちらのように「正誤」を記載します。

誤：5月25日（月） 13時～
正：5月25日（火） 13時～

ただし、誤字や脱字などスケジュールに影響がない訂正メールは、企業の確認の手間がかかるため、送信する必要はありません。

就活専用のメールアドレスを用意するべきですか？

就活専用のメールアドレスの作成は、個人の判断で問題ありません。 就活専用のメールアドレスを作るメリットは、プライベートなど就活以外のメールに紛れることがなく管理がしやすいことです。メールアドレスが英数字でランダムの文字列になっているときは、記載ミスをしやすいこと、覚えにくいことから、就活用のアカウントを作成するのがおすすめです。

また、学校で作成する学校専用のメールアドレスがある場合はそちらも就活で使用できます。スマートフォンなど、リアルタイムで確認できるメールを使用しましょう。

メールの返信がない場合、自分から再度メールしてもいいですか？

重要度の高いメール、回答を待っているメールに対して返信がない場合、自分からメールを送信し確認しましょう。

採用担当者が業務で忙しい、休暇を取得していた、ほかのメールで埋もれてしまったなどの理由があるため、数日後にあらためて確認メールを送信してみてください。

再度メールを送信する前に、迷惑メールフォルダやゴミ箱を確認して、自分がメールを見落としてしまっていないか確認しましょう。