就活マナー インターン

【場面別】インターンのメール返信の基本マナーとすぐ書ける例文集

インターンシップ先の企業にメールを送るときは、件名や文頭の挨拶などメールの基本マナーを押さえておくことが必要になります。

ビジネスメールの基本的な構成は、「宛先」「件名」「宛名」「本文」「署名」の5つです。

人事

基本マナーを身につけ、丁寧な対応を心がけることで、企業側にも好印象を与えることにつながります。

また、インターンシップ先へのメールの書き方について、場面ごとに例文と合わせて解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

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インターンシップのメールの書き方と基本マナー

メール

ビジネスメールには、決まった書き方や注意点などの基本マナーがあります。インターンシップでは企業の担当者とメールでやりとりすることも多いため、正しいマナーを身につけておくことが大切です。

人事

社会人になれば必要不可欠のため、覚えておいて損はありません。ここでは、ビジネスメールの基本的な構成とマナーについて、詳しく解説します。

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ビジネスメールの基本構成

ビジネスメールの基本的な構成は、以下の5つです。

それぞれの項目の書き方のポイントについて押さえていきましょう。

宛先(メールアドレス)

メールの宛先は、インターンシップに限らず注意したいポイントです。送り先を間違えないためにも、宛先のメールアドレスを正しく入力しましょう。

人事

メールアドレスのスペルミスは、コピーアンドペーストで防ぎやすくなります。ペーストした後も必ず間違いがないかを確認してください。

件名

メールを送る際には、必ず件名をつけましょう。企業の担当者は毎日メールを大量に受け取っているため、開封せずとも要件が伝わり、見てもらえるようにすることが大切です。

詳しくは「件名は要件が伝わるように書く」の項目で解説していますので、ご参考ください。

宛名

宛名を間違えると相手に失礼にあたります。記憶に残っている漢字でも過信せず、送り先の情報と照らし合わせて確認しましょう。宛名は、下記の例のように、会社名+部署名+送り先の相手の名前の順で書きます。

人事

メールの送り先の担当者名が分からない場合は、名前の部分を「ご担当者様」にしておきましょう。

宛名の表記例

◆送り先が分かっている場合

〇〇株式会社
人事部 人事課課長 〇〇様

◆送り先の名前が不明な場合

〇〇株式会社
人事部 ご担当者様

複数の担当者に送る場合やそれぞれ部署が異なる場合の記載例は、下記の通りです。

宛名が複数の場合部署が違う場合
〇〇株式会社 人事部
高橋様
鈴木様
佐藤様
〇〇株式会社 総務部
高橋様
〇〇株式会社 人事部
鈴木様
佐藤様

また、以下のように同じ読み方でも漢字表記が異なる場合もあるため、漢字も確認しておくことが大切です。

【漢字表記例】

読み表記
ワタナベ渡辺/渡邊/渡邉/渡部
サイトウ斉藤/齋藤/斎藤
タカハシ高橋/髙橋

本文

本文は、挨拶とメールを書いている本人の自己紹介から書き出します。自己紹介の名前や大学名は省略せず、正式名称で記載しましょう。初めてメールを送る場合は、「はじめまして」、2回目以降は「お世話になります」から書きはじめてください。

人事

本文はできるだけ簡潔な内容にまとめ、1行30文字以内を目安に記載すると読みやすくなります。内容を書き終えたら「何卒よろしくお願い申し上げます」などの締めの言葉を添えましょう

本文の記載例

初めてメールをお送りいたします。(2回目は「お世話になります」)
〇〇大学〇〇学部 青山 太郎と申します。

貴社のホームページよりインターンシップの募集要項を拝見し、ぜひ参加したいと思いご連絡いたしました。
つきましては、選考日時と提出物の詳細をご教示いただければ幸いです。

お忙しいところお手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

本文を書き終えたらメールの最後に署名を入れておきましょう。署名の構成は、以下の通りです。

ポイント

  • 名前
  • 学校名
  • 学部・学科・学年
  • 電話番号
  • メールアドレス

インターンシップ先とのメールのやり取りも頻繁になるため、署名をテンプレートに登録しておくと便利です。署名欄は記号などで飾り立てる必要はなく、相手が読みやすいようにシンプルにしておきましょう。

署名の記載例

------------------------------------------------

青山 太郎
〇〇大学〇〇学部 ・〇〇学科
携帯電話:080-xxxx-xxxx
メールアドレス:〇〇@xxxxxx.ac.jp

------------------------------------------------

ビジネスメールの基本マナー

ビジネスメールでは書き方以外に、以下の基本マナーに注意しましょう。

ビジネスメールの基本マナーは、「相手にとって読みやすいメール」を書くための気遣いです。社会人でも必要になるマナーなので、インターンシップ以外でも役立ちます。

件名は要件が伝わるように書く

メールの件名は、企業の担当者が受け取った時に要件が伝わるように書きます。「インターンシップ応募の件」などのような内容だけでなく、下記のように担当者が探しやすいように名前と学校名を入れておくといいでしょう。

インターンシップ面接日程の調整(〇〇大学・〇〇 〇〇)

インターンシップ面接辞退のお願い(〇〇大学・〇〇 〇〇)

インターンシップに関する質問

インターンシップ面接日程の件

学部などは件名の表示欄に入らない可能性があるため、学校名と名前だけでも問題ありません。

文章は適度に改行

メールはSNSとは異なり、全体で1つのメッセージを伝えます。全体を通して読みやすさと体裁を整えるためにも、適宜文章内に改行を入れましょう。段落と段落の間に1行の空スペースを入れると全体的に読みやすくなります。

誤字脱字や略語に注意

メールを書き終えたら誤字脱字がないか最低2回はチェックしましょう。チェックをするときは文章を声に出して読むことで、誤字脱字以外に文章のリズムなどのおかしさにも気づけるでしょう。

人事

可能であれば、別の誰かに見てもらうこともチェック方法の一つです。

また、略語は人によって不快感を与えることもあるため、正式名称で記載しましょう。

よく使われる略語

  • インターン→インターンシップ
  • 〇〇(株)→〇〇株式会社
  • アポ→アポイントメント
  • 就活→就職活動
  • ES→エントリーシート

可能な限り24時間以内に返信する

インターンシップ先の企業がからのメールは、遅くとも24時間以内に返信するのが望ましいとされているため、遅れないように注意しましょう。すぐに返信できない場面もあると思いますが、できるだけ早く対応することで信頼や好印象につながります。

返信の際は、件名をそのままにして、「Re:」が増えすぎたら1つ削除して返信すれば問題ありません。

人事

また返信が遅くなってしまった場合は、謝罪文を入れて返信をしましょう。

返信が多くなってしまった場合のメールの書き方については、「インターンシップ先への返信が数日遅れてしまった時は?」の項目で解説しています。

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【場面別】インターンシップのメールの例文集

ここからは、インターンシップでメールを書く際に活用できる例文集をご紹介します。

それぞれの場面に合わせたメールの返信例などを見ていきましょう。

申し込みメール

例文

件名:インターンシップの参加申込(〇〇大学・青山 太郎)

本文:
〇〇株式会社 人事部〇〇課 
ご担当者様

初めてメールをお送りいたします。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年生の青山 太郎と申します。

この度は、貴社のホームページにてインターンシップ募集を拝見し、ぜひ応募したくご連絡申し上げました。

私は大学でプログラミングを専攻しており、アプリ開発などに興味を持っています。将来は、アプリやITサービスを通して人々の生活を便利にしたいと考えています。

貴社のサービス設計や企画の現場を体験できるプログラムに強い関心を持ち、実務を通して学生のうちからアプリ開発の現場を学びたく、今回のインターンシップ応募に至りました。

ぜひ、インターンシップ採用をご検討いただけると幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

------------------------------------------------

青山 太郎
〇〇大学〇〇学部 ・〇〇学科
携帯電話:080-xxxx-xxxx
メールアドレス:〇〇@xxxxxx.ac.jp

------------------------------------------------

インターンシップの申し込みの際には、「なぜインターンシップに参加したいのか」という内容も合わせて記載することで、印象に残りやすいメールになるでしょう。

人事

インターンシップの志望動機の書き方については、下記の記事で解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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インターンシップ選考通過時のメール

例文

件名:インターンシップ選考通過のお礼(〇〇大学・青山 太郎)

本文:
〇〇株式会社 人事部〇〇課 
〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学の青山 太郎と申します。

この度は、貴社のインターンシップの選考通過のご連絡いただき、誠にありがとうございました。

今回のインターンシップを通じて、貴社のサービスや業務の一端に触れさせていただける貴重な機会をいただき、本当に嬉しく感じています。

期間中はご迷惑をおかけすることもあると思いますが、ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

------------------------------------------------

青山 太郎
〇〇大学〇〇学部 ・〇〇学科
携帯電話:080-xxxx-xxxx
メールアドレス:〇〇@xxxxxx.ac.jp

------------------------------------------------

インターンシップへの選考が通過したら、受け入れてもらったことに対するお礼メールを送りましょう。件名は受信した通過案内メールにそのまま返信する形でも問題ありません。

人事

インターンシップへの受け入れに対する感謝の気持ちを述べ、当日の意気込みも簡潔に伝えましょう。

インターンシップ参加のメール

例文

件名:インターンシップの参加のお礼(〇〇大学・青山 太郎)

本文:
〇〇株式会社 人事部〇〇課 
〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学の青山 太郎と申します。

この度は、貴社のインターンシップ採用のご連絡をいただきありがとうございます。
ぜひ、とも参加させていただきます。貴社のインターンシップを通して、少しでも多くのことを学びたいと思っております。

ご案内にありましたとおり、◯月◯日(◯)00:00時に本社へお伺いします。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

------------------------------------------------

青山 太郎
〇〇大学〇〇学部 ・〇〇学科
携帯電話:080-xxxx-xxxx
メールアドレス:〇〇@xxxxxx.ac.jp

------------------------------------------------

インターンシップ参加の返信メールでは、参加する意思とインターンシップへの意欲を伝えることが大切です。長くならないように1〜2文程度で簡潔に伝えましょう。

参加を保留にしたい時のメール

例文

件名:インターンシップの参加申込(〇〇大学・青山 太郎)

本文:
〇〇株式会社 人事部〇〇課 
〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学の青山 太郎と申します。

この度は、インターンシップ採用のご連絡をいただきありがとうございます。ぜひとも参加させていただきたいのですが、現在◯月◯日(◯)のスケジュールが確定しておらず、すぐにお返事をすることが難しい状況です。

つきましては、誠に勝手ではございますが、◯月◯日(◯)まで返事を保留させていただけませんでしょうか。

ご確認の程、よろしくお願い申し上げます。

------------------------------------------------

青山 太郎
〇〇大学〇〇学部 ・〇〇学科
携帯電話:080-xxxx-xxxx
メールアドレス:〇〇@xxxxxx.ac.jp

------------------------------------------------

インターンシップに参加する意思はあるけれど、スケジュールなどが分からない場合は、すぐに返信ができない理由と返答を待ってほしいということをしっかり伝えることが大切です。

人事

連絡を待ってもらう場合は、企業側からインターンシップについての連絡があった日から約1週間を目安に、自分で期限を設定しましょう。

インターンシップ辞退のメール

例文

件名:インターンシップの辞退のお詫び(〇〇大学・青山 太郎)

本文:
〇〇株式会社 人事部〇〇課 
〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学の青山 太郎と申します。

この度、〇〇月〇〇日に貴社で行われるインターンシップに申し込みをさせていただきましたが、諸事情により辞退させていただきたく、ご連絡をいたしました。

せっかく貴重な機会をいただいたのにも関わらず、このようなお返事になってしまい、大変申し訳ございません。誠に身勝手な申し出となり、大変恐縮ですが、ご認識いただけますと幸いです。

本来、直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

------------------------------------------------

青山 太郎
〇〇大学〇〇学部 ・〇〇学科
携帯電話:080-xxxx-xxxx
メールアドレス:〇〇@xxxxxx.ac.jp

------------------------------------------------

インターンシップ前日や当日に辞退せざるを得ないケースに陥った場合は、メールではなく電話で連絡を入れましょう。インターンシップ先の企業も参加者のために準備を進めているため、辞退が決まったらすぐに連絡を入れることが大切です。

日程調整に関するメール

例文

件名:インターンシップの日程調整の件(〇〇大学・青山 太郎)

本文:
〇〇株式会社 人事部〇〇課 
〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学の青山 太郎と申します。

インターンシップの面接日程のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。ご連絡いただきました日程の中から、下記の日程でお伺いさせていただきたく存じます。

〇〇月〇〇日〇〇時〜

お忙しいところ恐れ入りますが、当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

------------------------------------------------

青山 太郎
〇〇大学〇〇学部 ・〇〇学科
携帯電話:080-xxxx-xxxx
メールアドレス:〇〇@xxxxxx.ac.jp

------------------------------------------------

インターンシップ先の企業から提示された日程に返信する場合は、希望日時を見やすく記載しましょう。また、こちらから日時の候補を提示する場合は、3〜4通り提示できると企業側も対応しやすくなります

質問・お問い合わせのメール

例文

件名:インターンシップの参加申込(〇〇大学・青山 太郎)

本文:
〇〇株式会社 人事部〇〇課 
〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学の青山 太郎と申します。

インターンシップの日程をご連絡をいただき、ありがとうございます。

当日の服装について伺いたいことがあり、ご連絡いたしました。

添付いただいたメールには服装の指定がございませんでしたが、当日はスーツでお伺いして問題ございませんか。

お手数をお掛け致しますが、何卒ご回答の程よろしくお願い申し上げます。

------------------------------------------------

青山 太郎
〇〇大学〇〇学部 ・〇〇学科
携帯電話:080-xxxx-xxxx
メールアドレス:〇〇@xxxxxx.ac.jp

------------------------------------------------

インターンシップでは詳しい説明要項が用意されていることがほとんどですが、服装について記載されていないこともあります。

人事

持ち物や服装に関する疑問はあらかじめ解決しておくことも大切です。

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参加後のお礼メール

例文

件名:インターンシップのお礼(〇〇大学・青山 太郎)

本文:
〇〇株式会社 人事部〇〇課 
〇〇様

お世話になっております。

〇〇大学の青山 太郎です。

この度は、◯週間のインターンシップの期間、ご指導いただき誠にありがとうございました。

インターンシップを通じて実際の実務を通して業界全体への理解が深まり、将来的な動きや課題について学ぶことができました。

また、〇〇様にはサービス開発における顧客目線での考え方や仕事に対する姿勢など、プロと向き合うことについて教えていただきました。ぜひ、貴社に相応しい人材になれるよう、これから就職活動で努力してまいる所存です。

末筆ながら貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

------------------------------------------------

青山 太郎
〇〇大学〇〇学部 ・〇〇学科
携帯電話:080-xxxx-xxxx
メールアドレス:〇〇@xxxxxx.ac.jp

------------------------------------------------

インターンシップ参加のお礼メールでは、社員の方の関わりで成長できたエピソードや参加前後での変化、その企業に対する想いの変化などを交えると伝わりやすくなります。

インターンシップのメールで活用できる3つのテクニック

インターンシップでは企業のメールのやり取りが多くなるため、メール管理方法を身につけておくと便利です。3つのテクニックを紹介します。

メールのフォルダ分けやテンプレートを作成しておくことで、メール作成の時間短縮やミスを減らすことにもつながります。

メールをフォルダ分けして管理する

メールをフォルダ別にして管理しておくと、他のメールに埋もれずに探しやすくなります。受信トレイに「インターンシップ」や「就活フォルダ」などの専用フォルダを作り、確認や返信漏れを防ぎましょう。

テンプレートを作成しておく

挨拶文など使用頻度が高いものはテンプレートを作成しておくと効率化できます。また、メールに署名の設定を入れておくことで、署名漏れを防ぐことにもつながるでしょう。

フラグを立てて管理する

メールの機能によってはフラグを立てて管理できるものもあります。重要なメールやすぐに返信できないメールなどは、フラグを立てておくなど目印をつけておくことで返信漏れを防げるでしょう。

人事

インターンシップ先ごとにフラグの色を分けておくと、メールの管理もしやすくなります。

返信が不要なインターンシップのメール

インターンのメールってどこまで返信すればいいんだろう?

学生

就活生の中には、インターンシップ先のメールに対して「どこまで返信すれば良いのか分からない」と悩むケースもあるでしょう。インターンシップ先からのメールで返信不要なケースは、以下の通りです。

インターンシップ先からのメール全てに返信が必要というわけではありませんので、返信不要なケースも知っておくと悩まずに対応できます。

リマインドのメール

インターンシップ先から前日の確認として送られてくるメールや、企業からの自動メールなどは返信不要です。もし前日にインターンシップ先に伝えなければならない内容がある場合は、リマインドメールに返信するのではなく、電話で伝えるようにしましょう。

「返信不要」の記載

インターンシップ先からのメールに「返信不要」の内容が記載されてあれば、メールを返信しなくても失礼にあたりません。「返信不要」と記載されているのに返信を送ってしまうと、逆に手間を増やしてしまうことになります。

人事

返信が不要との内容が記載されている場合は、返信をしなくても良いと覚えておきましょう。

やり取りが終了している内容

「当日お会いできるのを楽しみにしています」や「では、よろしくお願いいたします」など、メールのやりとりが終了している場合は、返信を止めても問題ありません。やりとりに対して「こちらこそ、よろしくお願いいたします」と送りたくなりますが、相手の手を煩わせてしまうことになります。

インターンシップのメールに関するQ&A

人事

ここでは、インターンシップ先へのメールの対応に関する疑問をQ&Aの形で解説していきます。

インターンシップのメールを返信する時間帯は?

インターン先の企業にメールを返信する時間帯はどうしたらいいんだろう?

学生

インターンシップ先からのメールには、可能な限り早めに返信するのがマナーですが、返信をする時間帯には注意しましょう。メールを送る時間帯の目安は、下記を参考にしてください。

メール返信の時間帯の目安

  • 始業時間(8時〜)
  • お昼休憩後(13〜14時)
  • 夜は21時まで

すぐに目を通してもらいたい場合は、始業時間前に送ると確認してもらえる可能性が高くなります。 

インターンシップ先への返信が数日遅れてしまった時は?

インターン先の企業にメールに気づかなかった…返信をするときはどうしたらいいんだろう?

学生

インターンシップ先への返信が遅くなってしまった場合は、気づいた時点ですぐに返信しましょう。返信の際は、挨拶の次に「返信が遅くなり大変申し訳ございません」などの謝罪文を入れることがポイントです。

返信が遅くなった理由については述べる必要はありません。また、謝罪文とお礼を同時に記載することは避けましょう。

返信が遅くなった場合のメール例

お世話になっております。
〇〇大学の青山 太郎です。

返信が遅くなり大変申し訳ございません。
面接の日程の件ですが、〇〇月〇〇日〇〇時を希望しております。

お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

インターンシップ参加後のお礼メールを送るタイミングは?

インターン後のお礼のメールはいつ送るのがいいんだろう?

学生

インターンシップ参加後に送るお礼メールのタイミングは、インターンシップ終了当日が理想です。遅くても翌日までに送ると印象も良くなります。

しかし、うっかり忘れてしまった場合や、何らかの事情によりすぐに送ることができなかった場合もあるでしょう。遅くなっても感謝を伝えたいと思うのであれば、お礼メールを送るべきです。

その際は、返信が遅れたことに対するお詫びを記載し、やむを得ない事情があった場合は簡単に記載すると伝わりやすくなります。

パソコンで返信できない時はスマホからでもいい?

インターン先のメールはスマホから返信してもいい?失礼にならないかな?

学生

インターンシップ先へのビジネスメールは、パソコンでもスマホでもどちらでも構いません。署名を設定していないと、必要事項だけ記載してうっかり忘れてしまうことがあります。メールのやり取りが発生する前に事前に設定しておきましょう。

大学のメールアドレスを使ってやりとりしてもいい?

大学のメールアドレスでやりとりしてもいいのかな?自分のアドレスを作るべき?

学生

大学から個人にメールアドレスが配布されている場合は、大学のメールアドレスを使うことがおすすめです。大学のメールアドレスは、人事担当者にとっても信頼できるドメインで、どこの学生からメールが来ているのかも分かりやすいです。

フリーアドレスの場合は迷惑メールに振り分けられてしまう可能性もあるため、大学のメールアドレスやGmail、Outlookなどのメールアドレスを使用しましょう。

まとめ

今回は、インターンシップ先の企業に送るビジネスメールの書き方や基本マナーについてご紹介しました。ビジネスメールの基本知識は、社会人になっても必要になるスキルであり、学生の間から身につけておくことでさまざまな場面で役に立つでしょう。

インターンシップ先の企業へのメールの返信で悩んだら、本文中でご紹介した以下の場面別の例文をぜひ、参考にしてみてください。

インターンシップではビジネスメールの書き方も大切ですが、同時に面接用のスーツなどの準備も進めておくと直前に慌てることがなくなります。

人事

インターンシップの流れや服装などについては、下記の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてくださいね!

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