内定をもらったときのお礼メールの書き方・例文｜保留・辞退の注意点も紹介

企業から内定連絡のメールを受け取ったら、承諾する・しないにかかわらず、お礼メールを送ることが大切です。メールでの返信を通じて、感謝の気持ちを伝えることで、誠意や熱意をアピールできます。

この記事では、内定のお礼メールの書き方や注意点、例文などを紹介します。宛名や本文、メールを送るタイミングなど、考慮すべきポイントもあるので、メールを作成する前に確認していきましょう。

内定をもらったら迅速にお礼メールを送ろう

内定や内々定は、企業からの信頼の証です。連絡を受け取った際には、返信を通じて感謝の気持ちを伝えることが大切です。内定を承諾する・しないにかかわらず、採用活動に関わった方々の労力や時間に対する感謝を示すことは、社会人としての基本的な姿勢といえます。

内定連絡がメールで届いた場合は、そのメールに返信する形でお礼を伝えましょう。採用担当者も多忙なため、電話よりも相手のタイミングで確認できるメールは、お礼を伝える手段として適しています。

内定のお礼メールを書くときの構成・書き方

内定のお礼メールを書く際は、次の構成を意識しましょう。

1. 件名
2. 宛名
3. 挨拶
4. 内定への感謝
5. 喜びと意気込み
6. 今後のお願い
7. 結び
8. 署名

ここからは、書き方のポイントを詳しく説明します。

1. 件名

件名は、届いたメールにそのまま返信する形で、「Re: ＜企業からの件名＞」とすることが一般的です。元の件名のほうが企業側が内容を把握しやすいため、新しい件名をつける必要はありません。

ただし、企業から「新規でメールを送るように」などの特別な指示がある場合や、別の担当者に新規で送る場合は、「内定のご連絡ありがとうございます（氏名）」など、内容が一目でわかる件名をつけましょう。

2. 宛名

ビジネスメールでは正確な宛名を記載することが重要です。企業名や担当者名を間違えると失礼なため、慎重に確認する必要があります。

記載方法は「企業名＋部署名＋担当者名」といった形です。担当者が複数の場合は「ご担当者様」と記載しますが、個人名がわかっている場合は名前を書きましょう。

3. 挨拶

宛名の後は、「お世話になっております」などの挨拶を述べます。続けて、学校名や学科名、氏名を伝え、自分が誰であるかを明確にしましょう。

4. 内定への感謝

内定をいただいたことに対する感謝を真摯に伝える部分です。長々と書く必要はありませんが、感謝の言葉に加えて一言を添えるとより丁寧になります。

5. 喜びと意気込み

感謝の言葉に続けて、働けることへの喜びや意気込みを述べることで、前向きな姿勢を伝えます。次のように、1〜2文程度で簡潔にまとめましょう。

6. 今後のお願い

内定後のサポートや、指導への期待を述べることで、謙虚な姿勢を示しましょう。

7. 結び

本文の最後に、丁寧な締めくくりの言葉を加えます。「何卒よろしくお願い申し上げます」などの定型的な表現で問題ありませんが、感謝の気持ちを一言加えるとより丁寧な印象になります。

ビジネスメールでは「取り急ぎ」という表現を使うことがありますが、「取り急ぎ」は緊急の連絡や詳細を追って連絡する際に用いられるものであり、お礼メールには適切ではありません。例えば、「取り急ぎ、感謝の気持ちをお伝えさせていただきます」といった表現は避けましょう。

8. 署名

メールの最後に、氏名や所属、連絡先を記載します。メールアドレスは企業担当者とのやり取りで使用しているものを記載しましょう。

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内定のお礼メールを送るときの注意点

内定のお礼メールを送るときは、次の2点に注意しましょう。

• お礼メールは当日、遅くとも翌日までに送信する
• 企業名や担当者名、本文の誤字脱字をしない

お礼メールは当日、遅くとも翌日までに送信する

内定の連絡を受けたら、その日のうちに送信することが理想です。どうしても当日に送れない場合は、翌日の午前中までに送るよう心がけましょう。相手のスマートフォンの通知が鳴る可能性があるため、早朝や夜遅い時間にメールを送信するのは避ける必要があります。土日や祝日に連絡を受けた場合は、休み明けの早いタイミングで送りましょう。

企業名や担当者名、本文の誤字脱字をしない

メール内で誤字脱字や宛名の間違いがあると、相手に誠実さが伝わらなくなってしまいます。特に企業名や担当者名の間違いは失礼にあたるため、誤りがないよう注意が必要です。企業名や部署名、担当者名は略さず、「株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様」のように正確な情報を記載しましょう。

内定をもらったときのお礼メールの例文

ここでは、内定お礼メールの例文を2パターン紹介します。

パターン1

パターン2

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いずれの場合も企業の採用活動に影響を与える可能性があるため、失礼のない文章で迅速に連絡することを心がけましょう。

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よくある質問

内定メールにお礼を伝えるときは、メールでいいですか？

メールで問題ありません。採用担当者も多忙なため、相手のタイミングで確認できるメールはお礼を伝える手段として適しています。内容は簡潔にまとめつつ、感謝の気持ちと今後への意気込みをしっかり伝えることが大切です。

内定のお礼メールの件名は何がいいですか？

企業から届いたメールに返信する形で、「Re: ◯◯（企業からの件名）」とすることが一般的です。相手側がメールのやり取りをスムーズに追跡できるため、変更する必要はありません。

内定お礼メールの返信に対して返信は必要ですか？

採用担当者から追加の指示がある場合や、質問が含まれている場合は返信が必要です。それ以外の場合は、基本的に再返信は不要です。ただし、返信内容をしっかり確認し、書類送付などの次のアクションが求められる場合は速やかに対応しましょう。

内定後のメールでお礼だけ伝えてもいいですか？

お礼だけ伝える形でも問題ありませんが、内定を受けた喜びや今後の意気込みを添えることで、感謝の気持ちがさらに伝わります。例えば、「貴社で働けることを大変嬉しく思います。ご期待に応えられるよう努力してまいります」といった一文を加えることがおすすめです。