学校の試験や家庭の事情などにより、面接を辞退する場合、辞退することがわかった時点でなるべく早く企業側に連絡することが大切です。
電話で辞退を伝える際は、企業の就業時間などに注意して、採用担当者が対応しやすいタイミングを見計らうようにしてみましょう。
電話で辞退する旨をどのように伝えるのか、例文を交えて紹介します。担当者が不在だった際の対応も確認しておきましょう。
この記事でわかること
- 面接辞退を簡潔に伝えることが大切である
- 電話する際は、日にちや時間帯に注意する
- 担当者につながらなかった場合は、時間をおいてかけ直す
目次[表示]
電話で面接辞退を伝えるときのポイント
電話で面接辞退を伝える際は、次のポイントを確認しておきましょう。
辞退連絡のタイミングはできるだけ早く
辞退が決定した時点で速やかに連絡することが大切です。企業側は、面接辞退の連絡を受けた後、選考スケジュールを調整したり、ほかの学生に面接の連絡を入れたりする可能性があります。
面接辞退の連絡をするのが気まずいと感じるかもしれませんが、早期の連絡が企業側にとっても都合がよいため、早めに連絡を入れましょう。
面接当日の体調不良や予期せぬトラブルなどにより、面接を辞退する場合を除いて、遅くとも面接の前日までには辞退の連絡をするのが望ましいです。
辞退電話の時間帯は就業時間内
電話で面接辞退の連絡をする際は、企業の就業時間内にかけるようにします。時間帯は、10時〜16時頃が担当者につながりやすいといえます。土日稼働している企業もありますが、担当者が不在の可能性もあるため、平日に連絡するようにしましょう。
また、次の時間帯は担当者が忙しかったり、つながりにくかったりするため、避けるのが無難です。
連絡を避けたほうがよい時間帯
- 就業開始直後（9時前後）
- 昼休み（12～13時頃）
- 終了時間間際（16時30分～17時以降）
辞退の理由は長々と話さず、簡潔に伝える
面接辞退の理由は、次のように簡潔に伝えることが大切です。
面接辞退を伝える内容例
「他社から内定をいただいたため」
「家庭の事情で就職活動を中断するため」
「一身上の都合で」など
内定をもらった企業名や事情の詳細を伝える必要はありません。仮に、企業側の対応に違和感があり、面接を辞退しようと考えた場合でも「一身上の都合により」と自分側の都合で辞退することを伝えましょう。
無断キャンセルは避ける
辞退の連絡を入れずに、当日の面接を欠席することは避けましょう。自分の面接のために、企業側は当日のスケジュールを組んでいるため、無断欠席をすると企業側に負担がかかるためです。
ほかの企業へ就職後、取引先として無断欠席した企業の人と再会するかもしれません。
面接の担当者もやむを得ない事情でキャンセルされる可能性があることは理解しています。連絡さえすれば、その後に影響することはないでしょう。
面接までに期間があるなら、電話ではなくメール連絡でOK！
面接までに数日以上時間がある場合や、企業とのやり取りがメール中心の場合は、メールでの辞退連絡も可能です。メールは担当者の都合がよいタイミングで要件が伝えられます。また、メールは残るため、連絡したという記録が残るのもメリットです。
メール送信後、数日たっても企業側から返信がない場合は、辞退する旨を確実に伝えるためにも電話で連絡をしれるようにしてみましょう。
メールで伝える方法は「面接辞退をメールで伝えるときのポイント」をご確認ください。
前日・当日の辞退は電話とメールの両方で伝えよう
面接の前日や当日の辞退は、電話とメールの両方で連絡を入れると企業側との行き違いが予防できます。
はじめに電話にて面接を辞退する旨を伝え、その後にメールで辞退と感謝の言葉を伝えるようにしてみましょう。
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面接辞退の電話番号はどこにかければいい？
過去に採用担当者から直接電話を受けている場合は、その番号にかけるのが確実です。メールのみでのやり取りだった場合は、メールに記載されている採用担当者の連絡先のなかに電話番号があるかもしれません。
そのほか、面接辞退を電話で伝える際にかける電話番号を確認する方法は、次のとおりです。
- 企業の採用ページにある「お問い合わせ先」や「採用情報」を確認する
- 企業の代表番号に確認する
企業の代表番号にかける際は、採用担当者につながるまでに時間がかかる可能性があります。次の例文のように、採用担当者に取り次ぎをお願いしてみましょう。
代表番号にかける際の例文
「お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。採用ご担当の〇〇様におつなぎいただけますでしょうか？」
電話での面接辞退を伝える流れ
電話で面接辞退を伝える際は、次の流れを意識すると採用担当者にわかりやすく伝わります。
- 挨拶をし、学校名と氏名を伝える
- 担当者につないでもらう
- 担当者に挨拶と氏名を伝える
- 面接辞退の趣旨を伝える
- 挨拶をして電話を切る
電話での辞退連絡例
お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。面接についてお伝えしたいのですが、人事ご担当の□□様はいらっしゃいますでしょうか？
少々お待ちください。
お待たせしました。□□です。
お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。先日、面接のご案内をいただきました。誠に恐れ入りますが、一身上の都合により、〇月〇日に予定しておりました面接を辞退させていただきたく存じます。
そうですか。残念ですが承知いたしました。
ご調整いただいたにもかかわらず申し訳ございません。お忙しい中、面接の機会をいただきありがとうございました。
これからも頑張ってください。
ありがとうございます。このたびはお手数をおかけし、申し訳ございません。失礼いたします。
【理由別】面接辞退を電話で伝えるときのフレーズ・例文
面接辞退を電話で伝える際の例文を、次の理由別に紹介します。
他社の内定を理由に辞退する場合
他社から内定をもらった場合は、具体的に他社名を伝えず、感謝の言葉を強調して伝えることがポイントです。
例文
「お世話になっております。〇〇と申します。
このたびは、△△職の面接の機会をいただき誠にありがとうございました。
大変恐縮ですが、他社での就職を決断しましたため、面接を辞退させていただきたく存じます。
お忙しい中、調整していただいたことに心より感謝申し上げます。貴社の益々のご繁栄をお祈り申し上げます。」
急な家庭の事情の場合
家族の急病や介護などさまざまな事情により面接を辞退する際は、「家庭の事情により辞退したい」という旨を伝えましょう。
例文
「お世話になっております。〇〇と申します。
このたび、〇月〇日に面接の機会をいただいておりましたが、家庭の事情により就業困難となったため、辞退させていただきたく存じます。
ご迷惑をおかけする形となり大変申し訳ございません。お忙しい中、面接の機会をいただきましたことに深く感謝申し上げます。」
理由を伏せたい場合
選考を辞退する理由を伏せたいときは「一身上の都合」と伝えることも可能です。辞退の理由を詳しく伝えるよりも、辞退したい旨を確実に伝えるようにしてみましょう。
例文
「お世話になっております。〇〇と申します。
このたび、御社の△△職に応募し、面接の機会をいただいておりましたが、一身上の都合により辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しい中、面接の調整をいただいたにもかかわらず申し訳ございません。貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。」
体調不良の場合
体調不良にも発熱や腹痛、頭痛などさまざまな症状がありますが、具体的な症状を伝える必要はありません。簡潔に理由を説明するためにも「体調不良のため面接を辞退したい」という旨を伝えるようにしてみましょう。
体調が回復してから面接を受けたい場合の例文を紹介します。
例文
「お世話になっております。〇〇と申します。
本日は、貴社の面接に参加させていただく予定でしたが、体調を崩してしまい、本日の面接に参加することが難しい状況となってしまいました。
大変申し訳ございません。
つきましては、もし可能であれば、日程を変更していただくことはできますでしょうか？（相手の回答を聞く）」
面接辞退の電話がつながらない・担当者不在の場合はどうする？
電話がつながらなかった場合は、時間をあけてかけなおしてみましょう。担当者個人の社用電話にかけている場合は、所属部署などに連絡して取り次いでもらうこともできます。
担当者が不在だった場合は、いつごろ戻るか確認し、再度自分からかけなおす旨を伝えて一旦電話を切りましょう。面接辞退の旨は、担当者に直接伝えるのが確実であるためです。
時間帯によってつながりにくい可能性もあります。連絡する時間は企業の就業時間中（10時〜17時）がおすすめです。
折り返し電話を申し出るやりとり
担当者が不在で後からかけなおす際に、担当者の戻り時間がわかる場合とわからない場合があります。折り返し電話を申し出る際のやりとりを紹介します。
戻り時間がわかる場合
いつもお世話になっております。御社で新卒採用面接を受けることになっている〇〇大学〇〇学科の△△と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますか。
申し訳ございません。〇〇は席を外しております。
かしこまりました。何時頃お戻りになりますか？
14時頃戻る予定です。
ありがとうございます。それでは、14時頃改めてご連絡いたします。失礼いたします。
戻り時間がわからない場合
いつもお世話になっております。御社で新卒採用面接を受けることになっている〇〇大学〇〇学科の△△と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますか。
申し訳ございません。〇〇は席を外しております。
かしこまりました。何時頃お戻りになりますか？
外出しており、帰社時間が未定となっております。
承知いたしました。それでは、〇時頃に再度ご連絡させていただきます。その旨、〇〇様にお伝えいただけますでしょうか。
かしこまりました。〇〇に伝えておきます。
ありがとうございます。それでは、失礼いたします。
何度かかけてつながらない場合はメールで連絡を入れよう
何度かけても電話がつながらない場合は、メールで補足の連絡をしてみましょう。メールは記録として残り、行き違いを防ぐ効果があります。
メール例文
件名：面接辞退のご連絡（〇〇大学 青山太郎）
〇〇株式会社
人事ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学××学部△△学科 青山です。
本日お電話いたしましたが、つながらなかったため、メールにてご連絡申し上げます。
〇月〇日に予定しておりました面接についてですが、一身上の都合により辞退させていただきたく存じます。直前のご連絡となり、大変申し訳ございません。
貴社にはお忙しい中、面接の機会をいただきましたことに心より感謝申し上げます。
何卒ご了承いただけますと幸いです。よろしくお願い申し上げます。
-----------------------
青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯大学 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
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面接辞退をメールで伝えるときのポイント
面接辞退をメールで伝える際は、ビジネスメールの流れに沿ってまとめると、担当者に伝わりやすいメール文が作成できます。次の流れに沿って作成してみましょう。
メールの流れ
- 件名
- 宛名
- 挨拶
- 本文
- 締めの言葉
- 署名
件名は、メールの内容がわかるように「面接辞退」と明記しましょう。採用担当者は多くのメールに目を通すことがあるため、件名だけで内容が判断できるようにしておくと、見落としを防ぎやすくなります。
また、要件のほかに誰からのメールなのかわかるように、学校名や氏名を入れておくのもおすすめです。
宛名は企業名・部署名・担当者名を記載します。挨拶は「お世話になっております」と一言添えましょう。
本文では電話と同様に、選考を辞退することや、その理由を簡潔にまとめて伝えるように記載します。理由を長く書いたり、感謝の気持ちを盛り込みすぎたりすると、内容が伝わりにくくなる可能性があります。簡潔にまとめることが大切です。
面接辞退のメール例文
面接辞退のメールの例文を紹介します。
メールのみで面接辞退を連絡する場合
例文
【件名】面接辞退のご連絡（〇〇大学 青山太郎）
〇〇株式会社 人事部△△様
お世話になります。
◯◯大学 ✕✕学部 △△学科の青山と申します。
〇月×日の面接選考におきまして、一身上の都合により辞退させていただきたく存じます。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、大変申し訳ありません。
末筆ながら、貴社のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
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青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯大学 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
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件名に面接辞退と、その理由を一身上の都合と簡潔に記載されています。要件がわかりやすいメール例文です。
電話後、再度メールで面接辞退を連絡する
例文
【件名】面接辞退のご連絡（〇〇大学 青山太郎）
〇〇株式会社 人事部△△様
お世話になります。
◯◯大学 ✕✕学部 △△学科の青山と申します。
先ほどはご多忙の中、お電話にてご対応いただき誠にありがとうございました。
このたびは、面接選考の機会をいただいたにもかかわらず、辞退させていただきますこと大変申し訳ございません。
選考に携わっていただいた皆様には心より感謝しております。
末筆ながら、貴社のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
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青山 太郎（あおやま たろう）
◯◯大学 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス：aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
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電話後にメールを送る場合は、電話で対応してくれたことへの感謝の気持ちも添えましょう。
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よくある質問
当日に面接辞退を伝える場合、電話で何といえばいいですか？
当日の場合は簡潔かつ丁寧に伝え、感謝の言葉を添えるのがポイントです。「お世話になっております。〇〇と申します。本日予定しておりました面接について、一身上の都合により辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。直前のご連絡となり申し訳ございません。」など、内容をわかりやすく伝えることを意識してみましょう。
面接辞退の連絡は電話ではなくメールでもいいですか？
面接までに十分な時間がある場合は、メールでも可能です。ただし、面接直前や当日の辞退連絡は、電話が望ましいです。電話に加え、メールで補足連絡をするようにしましょう。
面接辞退の電話がつながらないときはどうすればいいですか？
電話がつながらない場合は、時間をおいて再度電話をかけ直しましょう。それでもでない場合はメールで連絡をします。
面接辞退の理由はどのように伝えればいいですか？
辞退の理由は「一身上の都合」「家庭の事情」「他社での内定」など、無難な表現で伝えましょう。詳細を伝える必要はありません。