就活における質問メールの作成手順やポイントを解説【例文つき】

就活中に企業に質問したいことがある場合、質問メールを送ることは問題ありません。ただし、適切な敬語を使い、相手に配慮した内容にすることが大切です。

そこで今回は、就活における質問メールの作成手順やポイント、注意点を詳しく解説します。質問項目別の例文も紹介していますので、メールを作成する際の参考にしてみてください。

就活で質問メールを書くときの手順7ステップ

まずは、就活で質問メールを書く際の流れを見ていきましょう。

1. 質問の趣旨と送り手がわかる件名を付ける
2. 宛名・敬称を正しく書く
3. 挨拶文と自分の名前・所属を書く
4. 質問内容を簡潔にまとめる
5. お礼と返信依頼で締める
6. 連絡先を含む「署名」を付ける

1. 質問の趣旨と送り手がわかる件名を付ける

企業に質問メールを送るときは、「◯◯についてご質問」のように、どんな質問か一目でわかる簡潔で明確な件名を付けましょう。誰からのメールかわかるように、学校名と名前を記載することも大切です。

2. 宛名・敬称を正しく書く

メール本文の冒頭では、いきなり本題に入るのではなく、まずは宛名を記載します。SNSやチャットツールでは、冒頭から本題に入ることもありますが、メールでは宛名から書くことが一般的です。

宛名を書く際は、敬称を間違えないように注意しましょう。就活の質問メールでは、企業全体ではなく特定の個人宛に送るケースもあります。担当者の名前がわかる場合は、「株式会社〇〇 人事部 △△様」のように個人名の後に「様」を付けましょう。担当者が不明の場合は、「採用担当者様」「新卒採用ご担当者様」などと書いても問題ありません。

宛先が個人ではなく、企業や部署などの組織全体を指す場合は「御中」を使います。例えば、企業全体に送付する際や、特定の部署に送付する場合は「株式会社◯◯ 御中」「株式会社◯◯ 人事部御中」のように、企業名や部署名の後に「御中」を付けましょう。

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3. 挨拶文と自分の名前・所属を書く

宛先の後は挨拶文を書き、自分の名前や所属（大学名・学部・学年など）を簡潔に伝えましょう。

初めて連絡する場合の挨拶は、状況に応じて「突然のご連絡失礼いたします」「初めてご連絡いたします」「初めまして」などを使用します。以前にも連絡をとったことがある場合は「お世話になっております」などが適切です。

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4. 質問内容を簡潔にまとめる

質問内容は簡潔にまとめることが大切です。自分の事情や背景などを書くと長くなるため、質問のみを記載する形で問題ありません。

質問の背景を記載する場合は、「貴社の選考について公式サイトを拝見しましたが、詳細がわからなかったため質問させていただきます」など、できるだけ簡潔な説明を心がけましょう。

5. お礼と返信依頼で締める

最後に、質問に答えてくれることへの感謝の気持ちを述べ、返信を依頼しましょう。

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6. 連絡先を含む「署名」を付ける

メールの最後には「署名」を付けましょう。署名は、氏名や連絡先など、送り手の情報をまとめて示すものです。氏名（ふりがなを振る）、所属（学校名・学部名・学科名）、連絡先（メールアドレス、日中連絡が取れる電話番号）の情報を入れましょう。

また、多くのメールソフトは、本文に自動で署名が挿入されるテンプレートの設定が可能です。署名は毎回必要となるため、テンプレートを設定しておくことで入れ忘れを防げるでしょう。

7. 宛先のメールアドレスを記入する

企業のWebサイトや就活情報サイトに記載されているメールアドレス、すでに担当者とやりとりをしている場合はそのメールアドレスをコピーして宛先に貼り付けましょう。

送信先の設定には「To・Cc・Bcc」の3種類があります。

To	対応してほしい人のメールアドレスを設定
Cc	内容を把握してほしい人の メールアドレスを設定
Bcc	内容を把握してほしいが、ほかの受信者に メールアドレスを見せたくない場合に設定

メールが送信されたか確認のため、Bccで自分のアドレスを入れるのもおすすめです。

メールを書いている最中に誤って送信してしまうミスを防ぐために、メールアドレスは送信直前に入力することがおすすめです。また、メールアドレスは手入力だと間違えやすいため、コピー＆ペーストで入力しましょう。

送信前には本文、宛先に誤字・脱字がないかの最終チェックをして、問題なければ送信します。

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就活の質問メールを送るときの注意点

就活の質問メールを送るときは、以下の点に注意しましょう。

• できるだけ就業時間内に連絡する
• 適切な敬語を使用する
• プライベートのメールアドレスは使用しない
• 誤字脱字がないか確認する
• 返信は1週間ほど待つ

できるだけ就業時間内に連絡する

質問は緊急の連絡でないことがほとんどです。そのため、できるだけ10：00〜16：00などの就業時間内に連絡しましょう。

緊急で連絡を入れたい場合は、「夜分遅くに失礼いたします」「早朝から申し訳ありません」などの前置きを入れると、相手への配慮を示せます。

適切な敬語を使用する

メールの文章には「です・ます」調を使用し、尊敬語や謙譲語を正しく使うなど、丁寧な言葉遣いを意識することが大切です。「お世話になっております」「ご確認のほどよろしくお願い申し上げます」などのビジネスマナーに沿った表現を意識しましょう。

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プライベートのメールアドレスは使用しない

就活に関する質問メールを送る際は、プライベートのメールアドレスではなく、学校や就活用で使用しているものを利用するのがおすすめです。就活用のメールアドレスを作成しておくと、就活に関する連絡を一元管理しやすくなります。

誤字脱字がないか確認する

送信前に内容を再度確認し、誤りがないことを慎重に確認しましょう。誤字脱字があると、それだけで信用を損なったり、注意力が不足している印象を与えたりする可能性があります。
特に、企業名や担当者の名前を間違えることのないよう、送信前にしっかりと確認しておきましょう。

返信は1週間ほど待つ

企業担当者は日々さまざまな業務を行っているため、返信には多少の時間がかかることがあります。その点を念頭に置いて、焦らず1週間ほどは返信を待ちましょう。一週間以上返信がない場合は、再度メールをして確認することも検討してみましょう。

就活に関する質問をする際のメール例文

ここでは、就活に関する質問をする際の例文を紹介します。

• インターンシップの服装について質問する場合
• 会社説明会の持ち物について質問する場合
• 面接の日程について質問する場合
• 複数の質問をする場合
• 質問メールの返信がなく、再度送信する場合

インターンシップの服装について質問する場合

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複数の質問をする場合

複数の質問をする場合は、箇条書きを用いて、できるだけ簡潔に伝えましょう。

質問メールの返信がなく、再度送信する場合

質問メールを送信したあと、1週間程度待って返信がなかった場合は、再度メールを送信してみましょう。その際、件名に再送であることがわかるように明記するのがポイントです。

質問メールの回答が届いたらお礼メールを送ろう！返信するときのポイント

回答を受け取ったことを示すためにも、回答が届いたらお礼メールを送りましょう。返信するときのポイントは次の2つです。

• 返信では件名を変更しない
• 返信はできるだけ早めに返す

返信では件名を変更しない

メールの件名を変更しないほうが、どのメールに対する返信であるかを判断しやすくなります。

返信メールの件名には「Re:」がついていることもあります。「Re:」があることで、やりとりが続いているメールであることがわかるため、返信の際は削除せず、そのまま使用しましょう。

返信はできるだけ早めに返す

企業からの質問への回答が得られたら、できるだけ早くお礼メールを返すのが理想です。24時間以内を目安にお礼メールを送るようにしましょう。

よくある質問

就活で質問がある場合、メールで問い合わせてもいいですか？

就活に関する質問は、メールで問い合わせても問題ありません。ただ、以下の注意点があります。

• できるだけ就業時間内に連絡する
• 適切な敬語を使用する
• プライベートのメールアドレスは使用しない
• 誤字脱字がないか確認する
• 返信は1週間ほど待つ

「就活の質問メールを送るときの注意点」で詳しく解説しています。

就活に関してメールで質問する場合、件名はどうすればいいですか？

件名は簡潔かつ明確にすることが重要です。例えば、説明会の服装について質問する場合は「【質問】説明会参加時の服装について（〇〇大学 名前）」のように、メールの内容と誰からのメールかが一目でわかる件名に設定しましょう。

就活の質問は電話とメールのどっちが適切ですか？

質問や回答が記録に残るように、メールで質問することがおすすめです。メールであれば、受け取る側も都合のよい時間に確認ができるなどのメリットもあります。

就活に関してメールで質問する場合、締め方・締めの文章はどうすればいいですか？

締めの文章は丁寧で感謝の意を表す内容にすることが重要です。例えば、以下のような文章を用いることがおすすめです。

• よろしくお願い申し上げます。
• どうぞよろしくお願いいたします。
• 何卒よろしくお願いいたします。

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