内定辞退はメールでいい？書き方と例文｜理由の答え方や返信がこない場合の対応も解説

内定辞退の連絡は「電話でなければいけない」と考える方もいるかもしれませんが、メールのみで完結することもあります。メールであれば学生側は送信前に文言をチェックでき、企業側は空いた時間に対応できるといったメリットがあります。

ただし、電話のほうが誠実さや感謝の気持ちは伝わりやすい傾向があります。メールのみで伝える場合は、内定辞退の趣旨や理由、選考のお礼などをできる限り丁寧に伝えましょう。

この記事では、内定辞退メールの構成やポイントなどを詳しく解説します。具体的な例文や企業から返信が来た場合の対応なども紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

内定辞退はメールのみでもいい？

内定辞退の連絡は、以前は電話連絡が主流でしたが、昨今ではメールのみで内定辞退を伝えるケースが増えています。

しかし、メールは担当者が見落としてしまったり、確認までに時間がかかったりすることがあるため、電話のほうがおすすめです。企業側は時間と費用をかけて学生一人ひとりと向き合い、採用活動を行っているため、感謝の気持ちが伝わりやすい電話のほうが望ましいとも考えられます。

メールのみで内定辞退を行う場合、電話に比べて企業側の確認にタイムラグが生じる可能性があるため、辞退の意思を固めた時点でできるだけ早く連絡することが重要です。

メールを作成する際は、丁寧かつ感謝の気持ちが伝わるような文面を心がけましょう。

内定辞退をメールで伝えるメリット

内定辞退は電話で伝えたほうが感謝や謝罪を口頭で伝えられるため、誠意が伝わりやすいです。しかし、メールで伝えることにも学生側・企業側それぞれのメリットがあります。

事前にチェックした文章で伝えられ、その内容を記録として残せるため、後々トラブルになることも防げます。

電話では不在時の対応が難しい場合がありますが、メールなら受信側は空いた時間に内容を確認できるため、その後の対応もスムーズに進めやすくなるでしょう。

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内定辞退メールを書くときの構成とポイント

ここでは、内定辞退のメールを作成する際に意識したい構成とポイントを紹介します。

1. 件名で辞退の意志を伝える
2. 感謝の気持ちを伝える
3. 内定辞退の趣旨と理由を簡潔に伝える
4. 内定辞退に対するお詫びを伝える
5. メールでの連絡に対するお詫びを伝える
6. 締めの言葉を伝える

件名で辞退の意志を伝え、本文では「お礼＋辞退の趣旨と理由＋お詫び＋結び」の流れで伝えることがポイントです。それぞれ詳しく見ていきましょう。

1.件名で辞退の意志を伝える

内定辞退メールでは、「内定辞退のご連絡 （氏名）」のように、一目で要件がわかる簡潔な件名を設定しましょう。

採用担当者は日々さまざまなメールを受信しています。そのため、件名がなかったり、わかりにくかったりするとメールが埋もれてしまうかもしれません。件名に「内定辞退」と明記しておくことで、あなたのメールが目に留まりやすくなります。

2.感謝の気持ちを伝える

本文では、「お世話になっております。◯◯です。」の挨拶のあと、「内定をいただいたこと」への感謝の気持ちを伝えましょう。

3.内定辞退の趣旨と理由を簡潔に伝える

続いて、内定辞退の趣旨と理由を述べます。内定辞退を伝えるのは抵抗があるかもしれませんが、曖昧な表現を使うと、迷っていると捉えられる可能性もあるため、はっきり伝えることが重要です。

辞退の理由については、具体的に説明する必要はありません。例えば、「一身上の都合により」「他社の内定を承諾することにしたため」のように、失礼のない範囲で簡潔に伝えましょう。

4.内定辞退に対するお詫びを伝える

内定辞退を伝えたら、辞退することに対するお詫びの言葉を述べましょう。企業側も一定数の内定辞退があることは想定していますが、学生一人ひとりに向き合ってくれているからこそ、きちんとお詫びを伝えることが大切です。

5.メールでの連絡に対するお詫びを伝える

内定辞退の連絡が電話や対面ではなく、メールでの連絡になってしまったことに対するお詫びの言葉も添えましょう。

6.締めの言葉を伝える

最後に締めの言葉として、企業の発展をお祈りします。

最後に誤字脱字がないかをチェックし、問題なければメールを送信しましょう。

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内定辞退のメール例文【テンプレ】

回答期限まで内定承諾を決められない場合のメールの送り方

他社の選考と並行している場合、内定連絡をもらってから回答期限までに「承諾・辞退」を決められない場合があります。

内定承諾の意思が固まっていないなかで焦って回答をすると、内定承諾後の辞退となる可能性があり、企業に迷惑をかけることにもなりかねません。この場合は、企業にメールで回答期限の延長を相談してみましょう。

「他社の選考が進んでいるため、回答期限を延ばしてほしい」といった内容に加えて、「何日まで待ってほしいのか」を伝えることがポイントです。

内定辞退メールの返信で詳しい辞退理由を聞かれたらどうする？

企業によっては、内定辞退の理由を聞かれるケースもあります。その場合は返信が必要ですが、必ずしも辞退の理由を詳細に説明する必要はありません。

「3.内定辞退の趣旨と理由を簡潔に伝える」でも紹介したように、答えられる範囲で相手が納得する理由を伝えるとよいでしょう。

内定辞退メールの送信後、電話がかかってきたらどうする？

内定辞退のメールを送信したあと、担当者から電話がかかってくるケースもあるようです。

電話では、内定辞退の詳細な理由を求められたり、新しい条件を提示されて内定辞退の再考をお願いされたりすることが考えられます。その場合も、辞退の意思と自分の考えを冷静に伝えましょう。

内定辞退メールの返信に対して、返信する必要はある？

内定辞退メールを送信すると企業から「内定辞退の承諾」の返信がありますが、そこに対して返信する必要はありません。学生側から返信しなくても、企業から返信が来た時点で内定辞退は成立します。

質問を含む返信であればさらにこちらから返信が必要ですが、そうでなければ返信不要と考えてよいでしょう。

内定辞退メールへの返信が来ない！対処法は？

企業に内定辞退メールしたにもかかわらず、数日〜1週間ほどたっても返信がこない場合、何らかの不具合でメールが届いていなかったり、メールが確認されていなかったりする可能性があります。その場合は、電話またはメールで確認してみましょう。

電話で内定辞退の意志を伝える

電話であれば、確実に内定辞退を伝えられます。電話をする時間帯は、平日の10:00〜16:00などの就業時間内で、出社・退社時間の間際を避けて連絡するのがおすすめです。

電話では、まず学校名や氏名を伝え、「◯日付でメールにてご連絡させていただいたのですが」と始めて、内定を辞退する趣旨を伝えましょう。

担当者が不在の場合は、可能であれば電話先の社員の方に伝言を頼んでみましょう。具体的には「先日〇〇様宛にメールをお送りしているので、ご確認いただけますと幸いです」などと伝えます。

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メールで確認を取る

数日待っても返信がない場合は、再度メールを送信するという選択肢もあります。

本文に「先日もお送りしたものを、念のため再度ご送付させていただきます」など、ひと言付け加えて送信します。

よくある質問

内定辞退を伝えるときは、メールのみだと失礼ですか？

メールのみで手続きが終わることもありますが、すぐに返事が来ない場合は電話で伝えたほうが、内定を出してくれたことに対する感謝や誠意をより示すことができます。この点を踏まえて、どちらで連絡するかを選びましょう。

新卒の内定辞退メールはいつまでに送ればいいですか？

指定された回答期限にかかわらず、できるだけ早く辞退を伝えましょう。企業側の対応を考えると、内定の連絡から1週間以内に回答することが望ましいです。

内定辞退のメールを送りましたが返信がきません。どうすればいいですか？

電話で内定辞退を伝えるか、メールで内定辞退を示したメールを再度送信しましょう。

「内定辞退メールへの返信が来ない！対処法は？」で詳しく解説しています。

内定承諾後に内定を辞退できますか？

民法（第627条第1項）では、労働契約の解除はいつでも可能とされています。内定承諾書には法的な拘束力がないため内定辞退は可能であり、罰則が科せられることもありません。ただし、内定承諾書の提出により労働契約が成立しているため、辞退したいという意思をきちんと伝える必要はあります。

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