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選考辞退の理由はどう伝える?聞かれたときの答え方、メール・電話の例文を紹介

選考辞退の理由。メール電話の例文

就活中、選考を進める過程で「自分のキャリア目標や希望と企業の方針との間に相違がある」、「他社から内定を受けた」などの理由から選考を辞退することは一般的です。

選考辞退を企業に伝える際、その理由を詳細に伝える必要はありません。しかし、採用担当者から辞退の理由を質問されることもあるため、簡潔かつ適切な回答を用意しておくことが重要です。

この記事では、一般的な選考辞退の理由と、伝える際のポイントを紹介します。理由ごとのメール例文も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

この記事でわかること

  • 選考辞退の理由は詳しく伝えなくても問題ない
  • 理由を聞かれた場合は曖昧にせずにはっきりと伝える
  • 選考辞退を決めたらできるだけ早く採用担当者に伝える

選考辞退の理由は、詳しく伝える必要はない!

企業に選考辞退を伝える際、必ずしも詳細な理由を述べる必要はありません。

企業側も選考過程で辞退者が出ることを想定していることが考えられます。そのため、簡潔かつ丁寧な言葉遣いで伝えれば問題ないでしょう。

例えば、以下のような表現で伝えることができます。

選考辞退の理由の例

  • 諸般の事情により、次回の選考を辞退させていただきたいと思います。
  • 一身上の都合により、残念ながら一次面接を辞退させていただきます。
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選考を辞退するときに伝える理由

前述したように、選考辞退の理由を明確にすることは必須ではありません。しかし、選考過程への感謝や誠意を示すためには、理由を正直に伝えることが有効です。

採用担当者によっては、面接辞退の理由を質問してくることもあるので、簡潔かつ配慮のある伝え方を準備しておきましょう。

人事

具体的な例文については「【メール】選考辞退の理由を答えるときの例文」の見出しで紹介しています。

企業の方針や仕事内容が合わないと感じた

選考に進むなかで、企業の方針や仕事内容が自分の目標やキャリアプランと一致しないことに気づくことは少なくありません。

このような場合、正直も伝えて問題ありません。ただし、応募先企業への不平・不満とならないように、伝え方には注意が必要です。

例文

貴社の選考過程を通じて、私のキャリア目標と貴社の方針との間に相違があることに気づきました。そのため、二次面接を辞退させていただくことにしました。

他社から内定を獲得した

他社から内定を得たことが選考辞退の理由となる場合、その事実を正直に伝えましょう。自分の能力やキャリア目標と企業のビジョンを考慮した結果、他社への入社を決めたことを誠実に伝えることが大切です。

ただし、辞退するまでの面接で「御社が第一志望です」などと答えていた場合は矛盾が生じるため、注意しましょう。

例文

他社から内定をいただき、慎重に考慮した結果、そちらの企業に入社することを決めました。貴社の選考プロセスは非常に有意義でしたが、この度は辞退させていただきます。

体調不良や家庭の事情

体調不良や家庭の事情によって、やむを得ず選考を辞退する場合、「面接を辞退するのか、それとも日程を再調整して受けたいのか」を明確にすることが重要です。辞退の意向が確定している場合は、その旨をはっきりと伝えましょう

伝え方によっては採用担当者から「ほかの日程で調整して選考を受けないか」のように、別の日程での選考を提案されることがあるからです。

もし、体調回復後や家庭の事情が解決した後に選考に参加する意向がある場合は、「体調が回復次第、改めて面接の機会をいただければ幸いです」などと伝え、日程調整をお願いしてみましょう。

例文

体調不良により、一旦就職活動を中止することを判断しました。そのため、大変恐縮ですが選考を辞退させていただきます。

人事

日程変更を希望する場合の例文はこちらの記事で詳しく解説しています。

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選考辞退の理由を伝えるときの注意点

選考辞退の理由を伝えるときは、以下2つの点に注意しましょう。

  • 選考辞退を決意した時点で、できるだけ早く伝える
  • 辞退する意志と理由を明確に伝える

選考辞退を決意した時点で、できるだけ早く伝える

選考辞退を決意した場合、できるだけ早く企業へその旨を伝えることが重要です。

企業は選考のために多くの学生の日程調整を行っていることもあるので、選考辞退の連絡が遅れると、調整した日程が無駄になる可能性があります。学生自身も、選考辞退を決めた後から連絡までに時間が空くことで、連絡しにくくなるかもしれません。

企業への連絡は、就業時間にメールを送ることがおすすめです。選考辞退の決断が遅くなり、やむを得ず選考の前日や当日に辞退する場合は、早めに伝えるために電話で連絡しましょう。

人事

就業時間は企業によって異なります。平日の10:00〜16:00を目安に連絡するのがおすすめです。

辞退する意志と理由を明確に伝える

選考辞退の連絡をする際には、はっきりと自分の意志を示すことが重要です。特に電話の場合、はっきりと辞退する意志と理由を伝えないと、採用担当者から「考え直してみたらどうか」などと引き留められる可能性があります。

曖昧な表現をするのではなく、選考辞退を決意したことを伝えましょう

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【メール】選考辞退の理由を答えるときの例文

ここでは、選考辞退の理由をメールで伝える場合の例文を紹介します。

簡潔に「一身上の理由」で辞退する場合

例文

【件名】(◯◯学校 青山太郎)

◯◯株式会社 人事部 ◯◯××様

お世話になります。

◯◯学校 ✕✕学部 △△学科 青山です。

◯月◯日に調整いただいていた二次面接におきまして、
大変恐縮ではありますが、一身上の都合で辞退させていただきたくご連絡いたしました。

お忙しいなか日程調整をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり大変申し訳ありません。

末筆ながら、貴社のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

青山 太郎(あおやま たろう)
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス:aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号:000-0000-0000

簡単に理由を述べて辞退する場合

例文

【件名】(◯◯学校 青山太郎)

◯◯株式会社 人事部 ◯◯××様

お世話になります。
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科 青山です。
この度は二次面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。

貴社の選考過程を経て、自分のキャリアビジョンと貴社の方針・仕事内容について深く考える機会を得ました。その結果、残念ながら私の専門分野やキャリア目標が貴社の方針や業務内容と合致しないと感じ、選考を辞退する決断をいたしました。

お忙しいなか日程調整をいただいたにもかかわらず、このような結論に至ったことを、深くお詫び申し上げます。

貴社には多大なるお時間とご配慮をいただき、心より感謝申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

青山 太郎(あおやま たろう)
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス:aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号:000-0000-0000

返信で詳しい理由を聞かれた場合

例文

【件名】(◯◯学校 青山太郎)

◯◯株式会社 人事部 ◯◯××様

お世話になります。
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科 青山です。

選考辞退の理由についてお尋ねいただき、ありがとうございます。

今回辞退をさせていただきたい理由は、別の企業から内定通知をいただき、
検討の結果、その企業へ入社する意志を固めたためです。

お忙しいなかここまで選考を進めていただいたにもかかわらず、
このような結果となってしまい、誠に申し訳ございません。

貴社での選考過程は大変有意義な経験となり、多くを学ばせていただきました。
ここまでの選考過程にご配慮いただき、心より感謝申し上げます。

青山 太郎(あおやま たろう)
◯◯学校 ✕✕学部 △△学科
メールアドレス:aoyama_tarou@xxxx.com
電話番号:000-0000-0000

【電話】選考辞退の理由を答えるときの例文

電話で辞退の理由を伝える場合の例文を紹介します。

いつもお世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。採用担当の○○様はいらっしゃいますか。

学生
人事

はい、○○です。

お世話になっております。○○大学○○学部の○○でございます。ただいまお時間よろしいでしょうか。

学生
人事

はい、大丈夫ですよ。

先日は二次面接通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変申し訳ございませんが、一身上の都合により選考を辞退させていただきく、ご連絡いたしました。

学生
人事

そうですか。差し支えなければ、辞退の理由をお聞かせいただけますか?

別の企業より内定をいただき、慎重に検討した結果、そちらの企業への入社を決意いたしました。

学生
人事

そうなんですね。残念ですが、承知しました。

お忙しいなか日程調整をいただいたにもかかわらず、このような結論となり大変申し訳ございません。それでは、失礼いたします。

学生

企業の電話番号に連絡し、採用担当者が不在の場合は、戻り時間を確認したうえで折り返し連絡する旨を伝えましょう。

折り返し電話するときの流れや注意点は、こちらの記事で詳しく解説しています。

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選考辞退の前に、今一度理由を検討しよう

選考を進めるなかで、企業とのミスマッチを感じ、辞退を考えることはよくあります。適切な選択をするためにも、「辞退の理由」について冷静に整理することが重要です。

ただ「合わない」と感じるだけでなく、具体的に「どの点で企業と合わないのか」「自分が企業に求めているものは何か」を紙に書き出してみましょう。これには、以下のような質問を自問自答するのが効果的です。

企業と合わない点を確認する質問の例

  • 企業の文化や価値観と自分の価値観がどう異なっているか
  • 企業の経営方針で共感できない点はどこか
  • 企業の職場環境や社員を見て何を感じたか

自分が企業に求めているものを確認する質問の例

  • 自分が希望する仕事内容やキャリアパスは何か
  • 自分が働くうえで最も重視するものは何か
  • 自分の理想的なライフスタイルはどんなものか

これらをじっくり考えたうえで、「この企業は自分に合わない」と確信した場合は、速やかに企業に連絡し、辞退の意志を伝えましょう。

よくある質問

選考を辞退するとき、理由を正直に伝えていいですか?

選考辞退の理由は正直に伝えて問題ありません。他社からの内定獲得や企業とのミスマッチを感じたなどの理由は企業にとっても想定内のことであり、理解を示してくれるでしょう。ただし、理由を伝える際は、感謝の気持ちや誠意をもって、丁寧に伝えることが重要です。

選考辞退の理由を聞かれた場合、どのように答えればいいですか?

選考辞退の理由を聞かれた場合は、状況に応じて正直な理由を簡潔かつ丁寧に伝えましょう。例えば、「他社からの内定を受けることに決めました」や「貴社の業務内容と自分のキャリア目標が合わないと感じたため」といった具体的な理由が挙げられます。

選考辞退の理由はメールで伝えてもいいですか?

選考辞退の理由をメールで伝えることは一般的であり、問題ありません。ただし、辞退を伝えるタイミングが選考の前日や当日の場合は、電話で伝えることをおすすめします。その後、メールで改めて辞退の意志と理由を伝えましょう。

企業と合わないことがわかったので、選考を辞退してもいいですか?

選考を進めるなかで企業とのミスマッチを感じ、辞退することは一般的であり、辞退しても問題ありません。辞退を決めたら、早めに企業に連絡して選考辞退の意志を伝えましょう。

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