選考辞退はメールで伝えていい？理由別の例文や書き方のポイントを紹介

選考を辞退するとき、連絡手段はメールでも問題ありません。しかし、選考が実施される前日または当日に辞退を決めた場合は、採用担当者が確実に把握できるよう、電話での連絡がおすすめです。

メールで連絡するときの文章、理由の伝え方を確認して、お互いにとって気持ちのよいコミュニケーションを行いましょう。

選考辞退はメールで連絡してもいい？

他社から内定をもらったときや、選考中に企業とのマッチ度が高くないと感じたときなど、選考辞退を検討するときもあるでしょう。

選考辞退の意思を伝えるときは、次の選考が実施されるまでの日数によって、メールまたは電話の適切な連絡手段を選択しましょう。

「選考の辞退」は悪いことではありません。しかし、企業も選考のための準備を進めているため、辞退を希望する際は配慮が必要です。

選考前に期間があるならメールでの連絡でOK

目安として、面接日の2～3日以上前に辞退を伝えるときの連絡方法は、メールでも問題ないでしょう。

連絡方法が企業から指定されているときは、指示に従います。

選考の前日・当日なら電話とメールの両方で伝える

選考の前日や当日などの直前に辞退を伝えたいときは、メールと電話で連絡しましょう。メールだけでは採用担当者が気づけない可能性があり、選考の準備を進めてしまう可能性があるからです。

まずは、電話で選考を辞退することを伝えます。その後、メールでも選考辞退を希望することを伝えましょう。メールは電話とは違い、削除しない限り記録として残せるため、企業側との行き違いを防ぐことにも役立ちます。

電話後にメールをするときは、「先ほどはお電話でご対応いただき、ありがとうございました」などの挨拶を添えるのがおすすめです。

メールで選考辞退を伝えるときの注意点

メールで選考を辞退すると伝えるときは、これらに注意しましょう。

• 辞退を決めたらできるだけ早く連絡をする
• 無断の選考辞退は絶対に避ける

辞退を決めたらできるだけ早く連絡をする

選考辞退を決めた方は、できるだけ早く採用担当者に連絡しましょう。採用担当者は、ほかの学生の選考におけるスケジュール管理や面接会場の準備など、さまざまな業務を同時に進行しています。そのため、選考辞退の連絡が遅れるほど、迷惑がかかるおそれがあります。

少しでも早く連絡をするほうが、辞退に対する誠意を伝えることにもつながるでしょう。

面接の前日または前々日のように急用ではない限り、企業の就業時間内にメールを送るのがおすすめです。

無断の選考辞退は避ける

選考を受ける日時が決定しているのにもかかわらず、無断で辞退することは避けましょう。

選考辞退により企業と関わらなくなるため、無断で辞退してもよいと思う方もいるかもしれませんが、企業は選考のためのスケジュールを確保するなど準備を進めており、迷惑をかけることがあります。

業界や地域によっては、自分が社会人になってから取引先としてその企業と関わることもあるかもしれません。将来のためにも無断キャンセルはせず、メールや電話で誠意を伝えることが大切です。

選考辞退メールの書き方のポイント

選考辞退のメールを作成するときは、こちらのポイントを取り入れましょう。

• ビジネスメールの型に沿ってまとめる
• 件名に選考辞退の趣旨を記載する
• 本文では辞退する趣旨と理由を簡潔にまとめる
• 謝罪の言葉を入れる

ビジネスメールの型に沿ってまとめる

宛名の次は、挨拶として自分が所属する学校名・氏名を記載します。

差出人が誰かすぐにわかるよう、メール本文の最後にも署名を入れましょう。氏名はフルネーム、学校名やメールアドレス、電話番号も記載します。

一文ごとに改行する、段落ごとに空白行を入れるなどして、読みやすさにも配慮してみてください。

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件名に選考辞退の趣旨を記載する

件名は、メールの内容が一目で「選考辞退」とわかる文章にします。

採用担当者は多くのメールを受信していることもあるため、件名だけで内容が判断できるようにしておくことで、見落としを防ぎやすくなります。

選考辞退の連絡はできるだけ早く伝えることが重要であるため、採用担当者に少しでもスムーズに伝えられる件名を意識してみてください。

本文では辞退する趣旨と理由を簡潔にまとめる

メールの本文では、選考を辞退することと、その理由を簡潔にまとめて伝えましょう。

選考を辞退することを採用担当者に納得してもらうために、理由を長く書いたり自分の気持ちを盛り込みすぎたりすると、かえって内容が伝わりづらくなる可能性があります。

ビジネスメールは、読み手側が理解しやすいよう簡潔にまとめることが重要です。選考辞退に関するメールでもわかりやすさを意識して文章を作成しましょう。

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謝罪の言葉を入れる

本文は簡潔にまとめますが、選考を辞退することに対する謝罪の文章は必要です。

謝罪に加え、選考の機会を設けてくれたことに対する感謝の気持ちを添えることで、誠意のこもったメールになります。

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選考を辞退する理由別に、メールの例文を紹介します。

• 他社から内定が出た
• 自分と企業が合わないと感じた
• 家庭の事情
• 理由を伏せたい場合
• 体調不良

他社から内定が出た

他社から内定が出て、これから選考を受ける企業に対し、選考を辞退することを伝えるメールの例文です。内定が出たことは、理由として伝えても問題ありません。

自分と企業が合わないと感じた

自分がイメージしていた働き方、企業が求める人物像などが企業と合わないと感じたことを理由に、選考を辞退するメールの例文です。

企業と自分がミスマッチであったとしても、できるだけマイナスの表現をせず選考を辞退することを伝えましょう。

家庭の事情

家庭の事情を理由に、選考を辞退すると伝えるメールの例文を紹介します。家庭の事情を伝えたくないときは、「一身上の都合」としても問題ありません。理由を伏せ、一身上の都合とするときの例文は、次の見出しで紹介しています。

理由を伏せたい場合

選考を辞退する理由を伏せたいときは「一身上の都合」と伝えることもできます。必ずしも、選考辞退の理由を伝える必要はありません。

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体調不良

風邪など一時的な体調不良になったものの、選考を辞退せず後日面接を受けたいときは、日程変更を依頼する手段もあります。長期の療養が必要なときは、「体調不良で治療に専念する」または「一身上の都合」として、伝えることも検討してみてください。

ここでは、体調不良であることを伝え、日程を再調整するときの例文を紹介します。

面接の前日または当日の場合、採用担当者がメールを確認できない可能性があるため、まずは電話で連絡しましょう。電話連絡の方法は「電話での選考辞退の伝え方」で紹介しています。

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電話での選考辞退の伝え方

面接の前日や当日に辞退することを伝えるときは、メールではなく電話で確実に伝えるのがおすすめです。電話で選考を辞退すると伝えるときは、こちらの手順で行います。

• 挨拶をし、学校名と氏名を伝える
• 担当者に電話をつないでもらう
• 担当者に挨拶と氏名を伝え、選考辞退の趣旨とその理由、謝罪の言葉を伝える
• 挨拶をして電話を切る

採用担当者直通ではない場合、最初は受付担当が電話に出ることがあります。その場合は受付担当の方に挨拶をしたあと、電話を取り次いでもらいましょう。

採用担当者につながったら、改めて学校名と氏名を伝えます。

最後は「失礼いたします」と伝え、相手が電話を切ったことを確認し、こちらも電話を切りましょう。

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選考辞退メールに返信が届いたら返信すべき？

選考を辞退すると伝えたメールを送信したあと、企業から送られたメールに対しては返信する必要はないでしょう。これは、企業がメールに対して返信をしている時点で、採用担当者が辞退を了承しているためです。

返信するのは、採用担当者に対して感謝の気持ちがある、お世話になったと感じているなら、感謝を伝えるメールを返信しても構いません。

なお、「辞退する理由を教えてほしい」など質問があったとき、会話が続いているときは、内容に応じた返信をしましょう。

選考辞退メールへの返信がこない場合の対処法

選考を辞退するとメールを送信しても返信がないとき、まずは自分が送信したメールを見て、送付先のアドレスや宛名に誤りがないかを確認しましょう。

次に、返信が迷惑メールのフォルダに入っていないか確認してみてください。

いずれも確認して問題ない場合は、採用担当者にメールが届いているか確認する内容のメールを送信します。選考の日が迫っている場合は、メールではなく電話連絡のほうがおすすめです。

メールの確認・返信を催促するよりも、メールが届いているかを確認する文章を考えてみましょう。

選考段階で企業の採用担当者と電話やメールをする機会は何度かあるでしょう。そのようなとき、どう連絡すればいいのかと悩む方も多いはずです。

よくある質問

選考辞退はメールでしてもいいですか？電話のほうがいいですか？

選考まで日数がある場合は、メールでの連絡で構いません。

ただし、選考の前日または当日など少しでも早めに伝えたいときは、まず電話で連絡しましょう。

選考辞退メールの件名は何がいいですか？

件名は、見ただけ選考を辞退するとわかる文章にしましょう。学校名と氏名も添えます。

■例
・選考辞退のご連絡 （◯◯学校 ◯◯✕✕）
・面接の日程調整について（◯◯学校 ◯◯✕✕）

選考辞退メールで辞退の理由は伝えたほうがいいですか？

選考を辞退する理由は、必ずしも伝えなければならないものではありません。

理由を伝えたほうが誠意が伝わる可能性はありますが、理由を書かないときは「一身上の都合」と記載しましょう。

メールの例文は「選考辞退のメール例文【理由別】」で紹介しています。

選考辞退のメールに返信がこない場合、どうすればいいですか？

まずは自分が送信したメールを見て、確実に送信されているか、送付先アドレスに誤りがないかを確認します。

誤りがない場合は、こちらからのメールが受信できているかを確認する内容のメールを送信しましょう。

詳しくは「選考辞退メールへの返信がこない場合の対処法」で紹介しています。