面接の日程変更は、メールで連絡しても問題ありません。気をつけたいのは、前日や当日など急な予定変更の際は電話で連絡すること、メールは敬語の使い方など正しい文章で送信することです。
メールの文章は簡潔でわかりやすく作成し、やりとりができるだけ多くならないよう心がけることも大切です。
この記事でわかること
- 面接の日程変更が必要になった際は、早めに日程変更と候補日を担当者に連絡する
- 面接の日程変更に関する理由は正直に伝える
- 体調不良や急用の際はまず電話で連絡し、その後メールで変更後日時の確認メールを送る
面接の日程変更は可能！企業側を配慮した伝え方を意識しよう
面接の日程変更は「迷惑をかける」と感じる方もいるかもしれません。しかし、正当な理由であれば日程変更は可能です。
日程変更の際に企業にどう伝えればよいのかポイントを見ていきましょう。
日程変更をしただけで選考に影響する可能性は低い
面接の日程変更をしたことが直接的な理由となり、選考に落ちることは考えにくいでしょう。
体調不良などのやむを得ない理由であったり、他社の選考とスケジュールが重なったりすることは、企業の担当者も理解しているはずです。
複数回の日程変更は控えよう
体調不良や他社の選考といったやむを得ない理由を除き、複数回の日程変更ができる限りないようスケジュールを立てましょう。
日程変更を何度も依頼すると、スケジュールの管理能力や入社意欲への不信につながるかもしれません。
面接の日程を決める際は「面接は日程変更をすればいい」と考えるのではなく、就活や学校行事、プライベートなどのスケジュールをしっかり管理して、面接希望日を伝えましょう。
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面接日程変更の理由は正直に伝えたほうがいい？
面接の日程変更をする理由は、できる限り正直に伝えましょう。
虚偽や曖昧な理由では、信頼を損ねる可能性があります。理由を正直に伝えることで、担当者は学生の状況を理解しやすく、面接の日時も柔軟性をもって対応してもらえるでしょう。
日程変更の依頼をする際は、最初に変更を依頼することに対して謝罪の気持ちを示すことも大切です。
面接の日程変更はメールより電話のほうがいい？
日程変更の連絡手段は、面接までの日数によってメールまたは電話どちらで行うかを決めましょう。
日数に余裕がある場合：メールでの連絡
面接まで日数があるときは、メールでの連絡でも構いません。
担当者は学生との連絡をメールで行うことが多いです。メールであれば、日程変更前後の日時や変更理由を記録として残せるため、誤解を生まないために役立ちます。
面接の日程変更を決断した際は、できるだけ早めにメールを送信しましょう。
前日や当日での変更の場合：電話での連絡
面接の前日、または当日で変更を依頼する際は電話で連絡しましょう。
電話は急用を伝えるために役立つ手段であることに加えて、担当者が面接の前日や当日にメールを確認しているとは限らないためです。
電話での連絡後、再度メールで謝罪の旨と変更後の日時を伝えておくと、日程変更の食い違いを防げます。
日程変更を依頼する電話の仕方
電話で日程変更を依頼する際は、こちらの手順で行います。
- 挨拶をし、学校名と氏名を伝える
- 担当者に電話をつないでもらう
- 担当者に挨拶と氏名を伝え、日程変更の理由と謝罪の言葉、日程の再調整を依頼する
- その場で日程を決める、あるいはメールで日程を再調整することに合意をとる
- 挨拶をして電話を切る
電話をかける前にメモ帳とペンを用意しておきましょう。聞き間違いなどがないよう、日時は復唱することがおすすめです。
担当者への伝え方の例は、こちらのとおりです。
挨拶と日程変更の例
「お忙しいところ大変失礼します。私、◯◯学校の△△と申します。人事部の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか」
～電話を取り次ぐ～
「◯◯学校の△△と申します。明日◯時からの面接の件でお電話をさせていただきました」
「大変申し訳ないのですが、発熱により明日の面接にうかがうことが難しくなりました。恐縮ですが、日程を変更いただくことは可能でしょうか」
1.口頭で日時を伝えるとき
「◯月✕日 △時からはいかがでしょうか？」
2.メールで日時を調整するとき
「日時の候補をメールにてお送りいたします」
「ご迷惑をおかけし、大変申し訳ありません。失礼いたします」
担当者から電話があり、電話をとることができなかったときの対処法はこちらの記事で紹介しています。
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面接の日程変更メールを送るときのポイント
メールで面接の日程変更を行う際は、こちらの5つを確認してみてください。
就活で活用しやすいメールアドレスを使用する
就活で使用するメールは、プライベートで利用しているものではなく、就活専用のメールアドレスまたは学校で設定されたものがおすすめです。就活専用のメールアドレスを作成しておくと、企業からのメールを管理しやすくなります。
また、1台の端末で複数のメールアドレスを使用している方は、就活で使用するアカウントに切り替えているかを確認したうえで、メールを送信します。
また、メール受信者に見える「送信者の表示名」がニックネームなどではなく、自分の氏名に設定できているかも確認しておきましょう。
丁寧な言葉遣い・正しい敬語を意識する
メールでの言葉遣いにも配慮することが大切です。正しい敬語の使い方を把握し、尊敬語や謙譲語を使い分けましょう。
メールの本文を作成する際は、言葉の印象が柔らかくなるクッション言葉を活用するのがおすすめです。
クッション言葉の例
- お忙しいところ恐縮ですが
- 大変恐れ入りますが
- お手数をおかけいたしますが
- もし可能であれば
また、話し言葉の「御社」と書き言葉の「貴社」の使い分けを行い、「貴社」の同音異義語（記者など）と変換ミスをしないよう送信前に十分確認しましょう。
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複数の候補日を提示する
自分から担当者へ面接の希望日時を伝えるときは、3つ程度候補を提示するのがおすすめです。
複数の候補を挙げることで、担当者も都合が合わせやすく、日程変更のメールのやりとりがスムーズになります。希望日を伝える際は、時間帯も入れておきましょう。
件名や過去のやりとりを残して返信する
メールの返信をする際は、これまでに送受信したメールの本文と件名は残しましょう。やりとりを残すことで、1通のメールの中で、日時など内容を確認でき、食い違いを防げます。
返信する際に、メールの件名にある「Re：」も残しましょう。メールを受け取った担当者も、返信メールであると把握でき、どのメールに対する返信であるかを確認できます。
日程確定のメールにも返信する
担当者から「◯月✕日 ◯時でお待ちしております」とメールがあった際は、そのメールにも返信をしましょう。
面接の日時を了承したと意思表示することで、お互いの認識を合わせられます。返信をしていないと、面接の日時に了承しているのか判断できない可能性があるためです。
面接の日程変更を依頼するときのメール例文【シーン別】
ここでは、面接の日程変更をメールで伝える際の例文を紹介します。例文であるため、自分の状況に合う文章に変更したうえで活用してみてください。
- 予定が入って一度決まった面接日を変更する場合
- 提示された候補日が空いておらず、変更を依頼する場合
- 急用で行けなくなった場合
- 体調不良で行けなくなった場合
- 電話で面接の日程変更を依頼した後にメールを送る場合
- 日程変更の承諾後、お礼の返信メールを送る場合
予定が入って一度決まった面接日を変更する場合
面接の日程が決まっていたうえで、学校の予定が入ったとき、他社の選考を優先したいときなど、スケジュールが重なった際に変更する例文です。
【件名】面接の日程変更の依頼（◯◯学校 青山 花子）
△△株式会社 人事部 ✕✕様
お世話になります。
◯◯学校 △△学部 ✕✕学科 青山です。
先日ご調整いただきました◯月✕日 ◯時からの面接の件について、
大変恐れ入りますが、講義のスケジュール変更により貴社へお伺いすることが難しくなりました。
誠に恐縮ではありますが、日時を変更していただくことは可能でしょうか。
面接日時の再調整につきまして、下記に希望日時を記載いたします。
1.◯月✕日 12:00～15:00
2.◯月✕日 12:00～14:00
3.◯月✕日 10:00～14:00
上記の日程が難しい場合、✕✕様のご都合がよい日時をご連絡いただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけしまして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
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青山 花子（あおやま はなこ）
◯◯学校 △△学部 ✕✕学科
メールアドレス：aoyama_hanako@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
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提示された候補日が空いておらず、変更を依頼する場合
企業から提示された日時では対応できず、別の日時で依頼する際の例文です。
【件名】（※返信のときはメールの件名を変更しない）
△△株式会社 人事部 ✕✕様
お世話になります。
◯◯学校 △△学部 ✕✕学科 青山です。
先日連絡いただきました面接の件について、
大変申し訳ございませんが、提示いただいた日時で伺うことができません。
恐縮ではありますが、こちらの日時での面接は可能でしょうか。
1.◯月✕日 12:00～15:00
2.◯月✕日 12:00～14:00
3.◯月✕日 10:00～14:00
上記の日程が難しい場合、✕✕様のご都合がよい日時をご連絡いただけますと幸いです。
度々お手数をおかけして誠に恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
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青山 花子（あおやま はなこ）
◯◯学校 △△学部 ✕✕学科
メールアドレス：aoyama_hanako@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
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急用で行けなくなった場合
面接の前日や当日、急用により面接へ行けなくなった場合、まずは電話で連絡をしましょう。その後、メールにて謝罪の旨と日程の調整に関することを伝えます。
【件名】面接のお詫び（◯◯学校 青山 花子）
△△株式会社 人事部 ✕✕様
お世話になります。
◯◯学校 △△学部 ✕✕学科 青山です。
明日◯月✕日の面接の件につきまして、
電話でお伝えしましたとおり、私の個人的な都合により、
明日の面接に伺うことができず大変申し訳ございません。
後日、改めて面接の機会をいただきたく存じます。
大変恐縮ではございますが、以下の日程に変更をしていただくことは可能でしょうか。
1.◯月✕日 10:00～17:00
2.◯月✕日 12:00～17:00
3.◯月✕日 13:00～17:00
以上の日程が難しい場合、△△様のご都合がよろしい日時をご連絡いただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけしまして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
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青山 花子（あおやま はなこ）
◯◯学校 △△学部 ✕✕学科
メールアドレス：aoyama_hanako@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
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体調不良で行けなくなった場合
体調不良により、面接へ行けなくなったときの例文です。前日や当日、体調不良で面接へ行けないときは、まず電話で事情を伝えましょう。
【件名】面接の日程変更の依頼（◯◯学校 青山 花子）
△△株式会社 人事部 ✕✕様
お世話になります。
◯◯学校 △△学部 ✕✕学科 青山です。
◯月✕日の面接につきまして、
体調不良により面接へ伺うことが難しくなりました。
体調が回復次第、改めて面接の日時候補を連絡させていただきたいと思います。
ご迷惑をおかけしまして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
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青山 花子（あおやま はなこ）
◯◯学校 △△学部 ✕✕学科
メールアドレス：aoyama_hanako@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
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電話で面接の日程変更を依頼した後にメールを送る場合
電話で面接の日程変更を依頼したあと、メールを送信するときの例文です。電話で日程変更を行っていますが、変更日時の内容に相違がないか確認するためにも、メールを送信しておくと安心です。
【件名】面接の日程確認（◯◯学校 青山 花子）
△△株式会社 人事部 ✕✕様
お世話になります。
◯◯学校 △△学部 ✕✕学科 青山です。
先ほどはお電話にて面接の日程変更をご了承いただきありがとうございました。
つきましては下記の日時に貴社に伺います。
○月✕日（月）：15時
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
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青山 花子（あおやま はなこ）
◯◯学校 △△学部 ✕✕学科
メールアドレス：aoyama_hanako@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
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日程変更の承諾後、お礼の返信メールを送る場合
メールで日程変更を依頼したあと、担当者が日時に承諾したあとにお礼のメールを返信する際の例文です。
【件名】（※返信のときはメールの件名を変更しない）
△△株式会社 人事部 ✕✕様
お世話になります。
◯◯学校 △△学部 ✕✕学科 青山です。
面接の日程変更、承諾いただきありがとうございます。
◯月✕日 15時に貴社へ伺います。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
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青山 花子（あおやま はなこ）
◯◯学校 △△学部 ✕✕学科
メールアドレス：aoyama_hanako@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
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面接の日程変更を依頼したのに返信が来ない！対処法は？
面接の日程変更をメールで依頼しても返信がないときは、まずメールボックスを確認し送信できているか、迷惑メールフォルダに入っていないかを確認してみましょう。送信されているのにもかかわらず、返信がないときは今一度メールを送信します。
目安として1週間以上経過しても返信がないときは、再度メールを送信しても問題はないでしょう。再度送信する際は、「再送」であることを加えます。
土日や連休を挟んだ場合、3日以上返信が来ないこともあるでしょう。
送信したメールが、システムの都合で迷惑メールフォルダに入っている可能性もあります。その場合は、メールを再送しても確認されない可能性が高いです。
変更後の日時が近づいているときはメール送信後に担当者に電話をして、メールを確認してもらえたか、日程変更に応じてもらえるかを確認しましょう。電話のほうがスムーズで確実に日程変更の相談ができます。
【件名】面接の日程変更の依頼（◯◯学校 青山 花子）
△△株式会社 人事部 ✕✕様
お世話になります。
◯◯学校 △△学部 ✕✕学科 青山です。
先週メールにて送信をさせていただいた面接の日程変更についてですが、その後いかがでしょうか。
念のため、◯月◯日にお送りしましたメールを再送いたします。
メールが行き違いになっておりましたら、ご容赦いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮でございますが、よろしくお願いいたします。
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青山 花子（あおやま はなこ）
◯◯学校 △△学部 ✕✕学科
メールアドレス：aoyama_hanako@xxxx.com
電話番号：000-0000-0000
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よくある質問
面接の日程変更の依頼をメールで連絡してもいいですか？
面接の日程変更は、メールで行っても問題ありません。
ただし、面接の前日または当日に変更を依頼する際は、電話で連絡しましょう。
面接の日程変更を依頼する場合、件名は何がいいですか？
面接の日程変更を行う際は、「◯月✕日一次面接日程の再調整のお願い（学校名 氏名）」など、日程変更の内容であること、誰からのメールであるかを一目でわかる件名にしましょう。
面接の日程変更は電話のほうがいいですか？
電話、メールどちらでも問題ありません。
ただし、前日または当日に急用などで面接へ行けないときは、まず電話で伺えないことを伝えましょう。電話で面接の再調整をしていないときは、再度メールで候補日を伝えます。
面接の日程変更を依頼するメールを送りましたが、返信が来ません。
まずはメールボックスを確認し、送信できているか、返信メールが迷惑メールフォルダに入っていないかを確認します。1週間以上返信が来ないときは、再度日程変更のメールを送信してみましょう。
面接の日が近づいているときは担当者に直接電話して、メールを送信したこと、面接の日程変更を依頼したいことを伝えます。
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