内定承諾書とは？封筒・添え状の書き方や送付方法、内定辞退の可否を解説

内定が決まったあと、企業から「内定承諾書」が送付されることがあります。内定承諾書は指定された期限内に提出する必要があるため、企業から送られてきたら早めに対応することが重要です。

この記事では、内定承諾書の役割や提出までの具体的な流れ、送り方などを詳しく解説します。内定保留や内定辞退を検討している場合の対応方法も紹介していますので、内定承諾を迷っている方も参考にしてみてください。

内定承諾書とは：内定を承諾し、入社する意志を示す契約書

内定承諾書は、企業からの内定を承諾し入社する意思を示すための契約書です。「入社承諾書」や「内定誓約書」と呼ばれることもあります。

内定承諾書には、誓約内容や内定取り消しの条件などが記載されています。学生はその内容や条件をしっかり確認したうえで、必要事項の記入や署名・捺印し、企業への提出をもって内定が確定します。

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内定は書類で労働契約を交わした状態であり、内々定は採用を予定している状態のことです。企業は、内々定を通知した学生に対しても一方的な取り消しを行ってはいけないため、内々定が出た時点で基本的には内定を受けることができます。

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内定承諾書と混同しやすい内定通知書や採用通知書との違い

内定承諾書と混同されやすい書類に「内定通知書」や「採用通知書」があります。これらは企業が学生に対して内定や採用の意思を正式に伝えるための書類であり、「あなたを採用します」という企業側からのオファーにあたります。

「内定通知書」「採用通知書」と、内定承諾書の役割や内容の違いを見てみましょう。

内定承諾書の役割

内定承諾書にはどんな効力や役割があるのでしょうか。内定者（学生）側と企業側それぞれの視点で見ていきましょう。

• 内定者側：入社意思を表示する
• 企業側：同意の確認と記録をとる

内定者側：入社意思を表示する

内定承諾書は、内定通知を受けた学生が企業からの内定を正式に受け入れる意思を明確に伝えるための書類です。

企業からの内定通知を受けた時点では、企業側が「あなたを採用します」という意思を示しただけであり、労働契約は結ばれていません。内定承諾書を提出することで、学生は「内定を受け入れます」「この企業で働く意思があります」と正式に意思を表明することになります。内定承諾書への署名・捺印は、口頭での返事よりも明確で信頼性の高い意思表示です。

さらに、内定承諾書の提出を通じて、学生自身も「内定を受け入れる」という意識をより明確に持つことができます。内定承諾書には入社日や配属先が記載されていることもあるので、入社に向けた準備もスムーズに進みやすくなるでしょう。

企業側：同意の確認と記録をとる

企業にとって内定承諾書は、学生が内定を正式に受け入れたことを確認するための重要な書類です。企業が学生に内定を出した時点では、単なる通知にすぎず、内定は確定していません。

内定を確定するためには学生の同意が必要です。特に、学生が複数の企業から内定を受けている場合、内定承諾書がなければ「入社の意思が本当にあるのか」を企業側が確信するのは難しくなるため、明確な同意が必要です。

内定承諾書を提出してもらうことで、企業は「学生が内定を承諾した」という事実を明確に把握し、記録として残すことができます。これにより、内定辞退やトラブルのリスクを軽減する効果も期待できます。

内定承諾書が届いたら何をする？対応の流れを解説

企業から内定承諾書が届いたら、次の流れで対応しましょう。

1. 内容を確認する
2. 提出期限を確認する
3. 入社の意思を固める
4. 内定承諾書を正しく記入し、指定の方法で提出する

1. 内容を確認する

まずは、受け取った内定承諾書の内容をよく読んで確認します。氏名や内定日、入社予定日などの基本情報が正確に記載されているかを確認するだけでなく、労働条件に納得できるかどうかも重要です。内定通知書や採用通知書に記載されている条件と矛盾がないかも確認しましょう。

2. 提出期限を確認する

内定承諾書には、提出期限が設けられていることがあります。一般的には1～2週間程度の期限が設けられているので、提出期限を確認し、余裕をもって準備することを心がけましょう。

内定承諾書は、学生の入社意思を確認するための重要な書類です。無断で提出期限を過ぎてしまうと、企業に迷惑をかける可能性があります。もし、別の企業の選考を受けているなどの事情で提出期限に間に合わない場合は、メールや電話で企業に連絡し、期限の延長が可能か確認しましょう。

期限の延長については「内定承諾書の提出期限を伸ばすことも可能！」で詳しく解説しています。

3. 入社の意思を固める

内定承諾書を提出する前にしっかりと意思を固めておきましょう。内定承諾書を提出すると、その時点で労働契約が成立し、提出後の辞退は「契約違反」と見なされる可能性があります。

内定承諾書を提出した後でも辞退は可能ですが、企業は内定承諾書を受け取った時点から入社を受け入れる準備を始めることが考えられます。そのため、入社の意思を十分に固めたうえで提出することが大切です。

4. 内定承諾書を正しく記入し、指定の方法で提出する

入社の意思を固めたら、内定承諾書を正確に記入しましょう。誤字脱字や署名漏れを防ぐため、慎重に確認しながら進めることが重要です。署名や捺印が必要な場合は、企業の指示に従い正しく対応しましょう。

記入が完了したら、企業が指定する方法（郵送やメール添付など）で期限内に提出します。その際、内定承諾書のコピーや提出履歴を保管しておくと、確認したいときに便利です。

郵送で提出する場合は、企業の採用担当者に送付した旨をメールで連絡すると、丁寧な印象になります。必須ではありませんが、問題なく届いたか不安な場合や、期限直前になってしまった場合など、必要に応じてメールを送ることも検討してみましょう。

郵便での内定承諾書の送り方

内定承諾書に返信用封筒が同封されている場合は、その封筒に書類を入れて返送します。返信用封筒が同封されていない場合や、特に指示がない場合は、自分で封筒を準備して送付しましょう。

内定承諾書を郵送する際には、添え状を同封します。添え状は、誰が何を送付したのかを明確に伝えるためのもので、ビジネスシーンでは欠かせない書類です。封筒や添え状で文字を手書きする際は、黒色の油性ボールペンを使用しましょう。

通常の封筒で送る場合

返信用封筒ではなく通常の封筒を使用する場合、A4サイズの内定承諾書や添え状を折らずに送れる「角形2号」の封筒がおすすめです。封筒の色は白色を選びましょう。

おもて面には、企業名と担当者名を正式名称で記載し、左側に「内定承諾書在中」と赤文字で記載します。

宛先を記載する際は、「様」と「御中」を使い分けることが重要です。採用担当者の氏名がわかっているときは、個人宛で「様」を使い、「人事部」や「総務部」などの部署宛に送付するときは、「御中」を使いましょう。

うら面には、差出人の情報（自分の氏名や住所）を封筒の左下に記入します。縦書き・横書き、漢数字とアラビア数字の使い分けは、封筒のおもて面の書き方に合わせましょう。縦書きの場合はうら面の左下に縦書きで、横書きの場合はうら面の下部または右下に横書きで記入します。

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返信用封筒で返送する場合

返信用封筒が同封されていたときは、その封筒を使用して返信しましょう。

返信用封筒には、宛名として採用担当者の氏名や部署名が記載されていることがあります。その場合、「行」と記載されている箇所を「御中」または「様」に書き換えます。書き換えには二重線を使用し、下に正しい敬称を記入しましょう。

うら面には自宅の郵便番号や住所、氏名など、自分（差出人）の情報を記入します。縦書きの場合はうら面の左下に縦書きで、横書きの場合はうら面の下部または右下に横書きで書きましょう。

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封筒で送る場合に必要な添え状（送付状）の書き方

内定承諾書に同封する添え状には、次の1〜8の項目を記載しましょう。

1. 日付（ポスト投函日）を書く
2. 企業名・部署名・担当者の名前を書く
3. 自分の情報（氏名・住所など）を書く
4. タイトルを書く
5. 挨拶文を書く
6. 用件を書く
7. 「記」の下に同封書類を書く
8. 「以上」で終える

ES（エントリーシート）などの異なる書類を送付した際のデータを使い回す場合、日付やタイトル、同封書類の内容が以前のままになっていることがあります。今回送付する内容に合っているかを慎重に確認し、正しいものを提出しましょう。

テンプレートはこちら

※Googleドキュメントが開きます。

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返信用封筒で返送する場合は添え状は必要？

返信用封筒が同封されている場合、添え状は必須ではありません。返信用封筒は企業が書類を受け取るために用意しているもので、特別な挨拶や説明を加えなくてもよいとされています。

ただし、内定承諾書のような重要書類を返送する場合は、添え状を同封することがおすすめです。重要書類でない場合でも、企業に対する丁寧な対応を心がけたい場合や、特別に伝えたい事項がある場合は、添え状を同封することを検討してみましょう。

メールでの内定承諾書の送り方

内定承諾書をメールで送付する際は、企業が指定したフォーマット（PDFやWordファイルなど）に沿って作成しましょう。添付ファイル名は「内定承諾書_氏名.pdf」など、「誰の、どんな書類か」が一目でわかるように設定することが重要です。

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内定承諾書を提出するときのメール例文

内定承諾書の提出期限を伸ばすことも可能！

内定承諾書の提出期限に間に合わず、内定保留をお願いしたいときは、企業に誠実かつ礼儀正しい対応を心がけることが大切です。適切に対応すれば、企業側も状況を理解して、期限を延ばしてもらえる可能性があります。

内定保留のお願いをするときのポイント

内定保留のお願いをするときは、まず他社の選考結果がいつ出るのかを確認し、それをもとに企業にお願いする保留期間を検討しましょう。「◯月◯日までに回答させていただきたい」と具体的な日付を提示することで、企業側も調整しやすくなります。

また、内定保留の理由を整理することも重要です。企業に理由を伝える際は、ポジティブかつ誠実な表現を心がけましょう。

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内定承諾書の提出後も内定辞退は可能！

内定承諾書を提出したあとでも、内定を辞退することは可能です。提出後に状況が変わった場合や、より希望する企業から内定を得た場合でも、適切な対応をすれば問題ありません。ただし、辞退の連絡は迅速かつ誠実に行うことが重要です。

内定承諾書には法的拘束力がない

内定承諾書は、学生と企業の間で入社の意思確認を行う書類であり、法的な拘束力を持つものではありません。学生には内定を辞退する権利があり、「企業に申し訳ないから」といった理由で辞退をためらう必要はないでしょう。

ただ、内定承諾書の提出によって労働契約は成立するため、提出後の辞退は労働契約の解約にあたり、手続きが複雑になる場合があります。他社の選考も受けている場合は、内定承諾書を提出する前に慎重に検討しましょう。

内定を辞退する場合はできるだけ早く連絡をする

内定辞退の意思が固まったら、できるだけ早めに企業に連絡しましょう。企業は新入社員の研修や配属準備を進めています。早めに連絡することは、企業側と学生の双方がスムーズな対応を可能にするためにも重要です。

辞退理由が進路変更や家庭の事情など個人的なものであっても、迅速かつ誠実に対応することを心がけましょう。

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よくある質問

内定承諾書とは何ですか？

内定承諾書は、企業からの内定を正式に受け入れる意思を示す書類です。内定を受けた学生が「内定を承諾します」という意思を企業に明確に伝えるために提出し、企業が記録として保管します。

内定承諾書を郵送する際、添え状は必要ですか？

内定承諾書を郵送する際は、添え状を同封することをおすすめします。ビジネスシーンでは添え状を同封するのが一般的です。添え状には挨拶の役割があり、同封することで丁寧な印象を与えることができます。

内定承諾書を封筒で送る際、三つ折りにしてもいいですか？

企業から返信用封筒が送付され、その封筒のサイズが書類を三つ折りにしなければ入らないときは、三つ折りにしても問題ありません。三つ折りにする場合は丁寧に折り目をつけ、汚れや破損がないよう注意しましょう。

内定承諾書を提出後に就活を続けてもいいですか？

法的には可能ですが、内定承諾書を提出後に就活を続けることは、企業との信頼関係を損ねる恐れがあります。万が一辞退する場合は、早めに連絡し、誠実に対応することが重要です。

内定承諾書の保証人は誰でもいいですか？

一般的には、保護者や親族など、経済的信頼性を証明できる身近な人物が適任です。企業から保証人に関する条件が提示されている場合は、その内容に従って選びましょう。