名刺の正しい渡し方は？名刺交換時のマナーについて徹底解説！

この記事の所要時間：約6分

名刺交換は、仕事で初めて対面する相手への自己紹介や挨拶として重要です。

スムーズな名刺交換ができるかによって自分の第一印象が決まってしまうといっても過言ではありません。

まだ名刺交換自体に慣れていない場合は戸惑うこともあるかもしませんが、先方との信頼関係を築くうえでも、正しい渡し方やマナーは身につけておきたいものです。

この記事では、名刺の正しい渡し方とマナー・注意すべきことをご紹介します。

1. そもそも名刺の役割とは？

名刺には、自分の氏名に加え、会社名、部署、肩書、連絡先など、企業内での個人情報が記載されており、初対面の相手に対する自己紹介の役割があります。

つまり、名刺はいわば「記載されている方の分身」でもあります。自分の名刺はもちろん、相手からもらった名刺も丁寧に扱わなければいけません。

2. 名刺交換時のマナー

さっそく、名刺交換時の具体的なマナーを解説します。

相手に失礼にならないよう、しっかり理解しておきましょう。

2-1. 立場が上の方から交換する

複数人で訪問し名刺交換をする場合、役職や立場がうえの方から順に名刺を交換します。

例えば上司と一緒に相手先を訪問した場合は、上司が名刺交換をしてから自分が名刺交換をします。

先方も複数人いる場合は、お互いの上司同士が交換をしてから、自分が相手側の上司に名刺交換をします。

次いで自分の上司と先方の担当者、最後に自分と先方担当者の順で名刺交換をしていきます。

先方の立場が不明で誰から先に名刺を渡すべきか判断しかねる場合は、自社から進み出ることによって相手側の一番うえの立場の方が進んで出てきてくれます。

その場の流れで名刺を交換するように動けば問題ありません。

2-2. 立場が下の方から渡す

名刺交換をする際には、取引上の立場が下の方から先に渡すのが基本です。

営業担当として客先へ出向いた際には自分から名刺を渡します。

すぐに名刺を渡せるように準備をしておきましょう。

自分の名刺の準備中に先方から名刺を渡されてしまう状況があるかもしれませんが、その際はまず相手の名刺を受け取ってから、「申し遅れました」と一言添えて自分の名刺を渡しましょう。

2-3. 受け取った名刺は左上に置く

名刺を受け取ったら、テーブルの左上側の名刺入れの上に受け取った名刺を置きます。

複数名の名刺を受け取った場合は、役職が最も高い方の名刺を名刺入れの上に置き、役職順に左から一列に並べます。

役職名では役職の高さの判断がつかない場合は名刺交換をした順番に並べておきます。

名刺の枚数が多い場合は、並べる順番を役職順ではなく席順に並べても問題はありません。

2-4. 名刺をしまうのは打ち合わせ終了後

名刺をしまうのは打ち合わせが終了したタイミングです。

ただし、先方がまだ名刺を出しているのに自分が先にしまうのは失礼にあたります。

先方が名刺をしまうタイミングで自分もしまいましょう。

参加人数が多い場合や資料が多く先方の名刺に資料がかかってしまいそうな場合は、一言断ってからしまうようにします。

受け取った名刺を置き忘れて帰ってしまうことは大変失礼にあたります。

しまい忘れがないよう、会議室を出る際はテーブルや周辺を確認しましょう。

3. 基本的な名刺交換の手順

次に、社会人として必ず知っておきたい名刺交換の手順について詳しく解説していきます。

① 名刺を準備する

名刺入れをあらかじめ手元に用意し、名刺をすぐに取り出せるよう準備します。

いざ交換する時に慌てて名刺を取り出すようなことがないよう、あらかじめ名刺入れから名刺を出しておきましょう。

また、名刺を準備する際には名刺に汚れや折れなどが付いてないか確認をします。

② 名刺を渡す

名刺の向きを相手側にした状態で、両手で名刺を持ちます。

社名・部署・氏名を名乗り、名刺を差し出します。

相手の立場のほうがうえの場合は、相手の名刺の高さよりも自分の名刺の位置を低くすると謙虚な態度を表せます。

自分が先に渡すべきところを相手の名刺を先に受け取ってしまった場合、「申し遅れましたが」とひと言添えて渡します。

名刺を切らしたり忘れてしまった場合は、「あいにく名刺を切らしておりまして」と一言添えて挨拶をします。

③ 名刺を受け取る

名刺が相手から差し出されたら「頂戴いたします」と言いながら両手で受け取ります。

お互いの名刺を同時に差し出している場合は、片手での差し出し・受け渡しとなってしまっても問題ありません。

相手の名刺を受け取ったら、すぐに反対の手を添え「頂戴いたします。よろしくお願いいたします」と言います。

もし名前の読み方に不安がある場合は率直に「何とお読みするのでしょうか」と聞きましょう。

そのまま会話を交わす際には、持つ名刺の高さは胸より上にあるように意識します。

④ 名刺を並べる

名刺を受け取ったら、自分から見てテーブルの左上側に名刺入れの上にいただいた名刺を並べます。

前述のとおり、名刺を置く際には名刺入れを座布団かわりにして名刺を上に乗せます。

複数名から名刺を受け取った場合には、相手側の最も役職がうえの方の名刺を名刺入れの上に置きます。

座席順にテーブルに並べると氏名と顔が一致するため、商談の途中に余計なことに気を取られにくくなります。

4. 名刺交換時のNG行為

名刺交換時には、やってはいけないNG行為がいくつかあります。

その具体的な内容をご紹介します。

相手を不快な気持ちにさせないためにも、ぜひ覚えておきましょう。

4-1. 名刺切れは起こさないようにする

名刺切れはマナー違反です。

想定以上の人数と名刺交換した直後の商談や名刺発注が追いつかない場合など、やむを得ない事情もあるかもしれません。

しかし、なるべく名刺切れを起こさないよう、多めに名刺を持ち歩く、訪問前に補充をする、早めに発注するといった習慣をつけ、名刺切れを未然に防ぎましょう。

4-2. 名刺入れではない場所から名刺を取り出す

予備の名刺をポケットやかばん、財布に入れておくことがあるかもしれません。

しかし、名刺入れではない場所から出てきた名刺を相手に渡す行為はよい印象を持たれません。

特に財布に名刺を入れている場合、お金と一緒に入っていることを不潔に思う方もいるため、予備の名刺は事前に名刺入れに移すよう心がけましょう。

また、ズボンの後ろポケットに名刺入れを入れているとケースごと変形し、中の名刺が折れてしまうこともあります。

名刺入れの中身を定期的に確認し、メンテナンスを怠らないようにしましょう。

4-3. 相手企業のロゴの上に指を置く

名刺を受け取る際、相手企業のロゴや氏名の上に指を置かないよう配慮しましょう。

企業ロゴや氏名に指を置く行為は相手を軽んじている印象を与えかねません。

また、名刺の上に資料や書類など物を置く行為も失礼にあたります。

テーブルのスペースが限られており名刺に資料や書類がかかりそうな場合は、「申し訳ありません。お名刺をしまわせていただきます」とひと言添え、名刺を名刺入れにしまいます。

4-4. 相手の名刺になにか書き込む

相手の名刺に日付や話したエピソードを記載したいという人もいるかもしれませんが、相手の分身であることを考えると目の前で相手の名刺に文字を書き込むことはご法度です。

その場ではメモ帳に残しておき、帰社後、相手がいない環境で書き込むようにしましょう。

5. まとめ

ここでは、名刺の正しい渡し方とマナー、注意すべきことなどをご紹介しました。

初対面の相手への挨拶である名刺交換を正しくスムーズにできるかは、自分の印象や今後の信頼関係に少なからず影響します。

先方との信頼関係を築くうえでも、正しい渡し方やマナーは早めに身につけておきましょう。